Регламент
Р Е Г Л А М Е Н Т
виконавчих органів Крижопільської селищної ради
- Цей регламент є нормативним документом, який визначає організацію роботи виконавчого комітету селищної ради, апарату селищної ради, управлінь, відділів та інших виконавчих органів селищної ради з дотриманням та виконанням принципів забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків, включаючи запобігання та протидію всім формам дискримінації та насильства.
- Затвердження, скасування регламенту, внесення до нього змін і доповнень
здійснюється рішенням виконавчого комітету селищної ради. - Дотримання регламенту обов'язкове для виконавчого комітету селищної
ради, апарату селищної ради та виконавчих органів селищної ради.
Розділ 2. Основи діяльності виконавчого комітету селищної ради
- Виконавчим органом селищної ради є її виконавчий комітет, який утворюється селищною радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до затвердження нового складу виконавчого комітету.
- Кількісний та персональний склад виконавчого комітету визначається та
затверджується радою за пропозицією селищного голови, враховуючи гендерно
збалансований підхід. - Виконавчий комітет утворюється у складі селищного голови, секретаря селищної ради, заступників селищного голови, керуючого справами виконкому,
керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів селищної ради,
інших осіб з дотриманням принципу збалансованої участі жінок і чоловіків у
прийнятті рішень. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати селищної ради, крім секретаря ради. - Виконавчий комітет селищної ради є підзвітним і підконтрольним селищній раді, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
- Виконавчий комітет селищної ради сприяє дотриманню виконавчими органами селищної ради внутрішньої політики безпечного і доброзичливого робочого середовища, вільного від дискримінації за ознаками статі, переслідувань та інших проявів небажаної поведінки.
- Виконавчий комітет селищної ради виконує такі повноваження:
- Здійснює поточне планування заходів у виконавчих органах селищної ради та на території Крижопільської селищної територіальної громади, щорічно розробляє та затверджує перелік питань, які плануються на розгляд виконавчого комітету.
- Попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, а також інших рішень, що вносяться на розгляд селищної ради. Розгляд проектів програм та інших питань відбувається з врахуванням індикаторів оцінки гендерного впливу та протидії дискримінації.
- Координує діяльність управлінь, відділів та інших виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Крижопільської селищної територіальної громади. Сприяє дотриманню принципу забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків у своїй діяльності.
- Заслуховує звіти про роботу керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності.
- Має право змінювати або скасовувати прийняті ним рішення.
- Забезпечує вирішення всіх питань, які віднесені до його компетенції чинним законодавством України.
- Здійснює делеговані селищною радою повноваження.
- Є незалежним у виборі форм і методів, при здійсненні своєї виконавчої діяльності.
Розділ 3. Основи діяльності виконавчих органів селищної ради
- Управління, відділи та інші виконавчі органи селищної ради утворюються
селищною радою за поданням селищного голови, з гарантованим дотриманням
повної і продуктивної зайнятості та гідної праці для жінок і чоловіків, а
також захистом трудових прав, надійних і безпечних умов праці для всіх
працюючих у них працівників. - Виконавчі органи селищної ради є підзвітними і підконтрольними селищній раді, підпорядкованими її виконавчому комітету та селищному голові.
- Положення про структурні підрозділи (виконавчі органи) селищної ради
затверджуються селищною радою.
Розділ 4. Взаємодія з громадськістю та засобами масової інформації
- Діяльність виконавчого комітету селищної ради, її виконавчих органів є
відкритою та прозорою, що забезпечується шляхом розміщення інформації
про неї на офіційному вебсайті селищної ради, публікацій у засобах масової
інформації, проведенню публічних заходів, висвітлення інформації в соціальній мережі Facebook. - Інформація про діяльність виконавчого комітету, виконавчих органів
селищної ради надається громадянам, юридичним особам, органам
державної влади, а також представникам засобів масової інформації
відповідно до закону.
Розділ 5. Організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів
селищної ради
§ 1. Планування роботи
- Виконавчий комітет селищної ради розробляє річні плани роботи, відповідно до Законів України, Указів Президента України, Постанов Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, рішень селищної ради та виходячи з потреб та інтересів Крижопільської селищної територіальної громади.
- Виконавчі органи селищної ради за місяць до закінчення поточного року
подають у відділ загального та організаційного забезпечення апарату
селищної ради свої пропозиції щодо планування роботи виконавчого комітету на наступний рік за погодженням з відповідним заступником селищного голови, згідно з розподілом повноважень.
Відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради на основі пропозицій управлінь, відділів, та інших виконавчих органів селищної ради складає проект плану роботи виконавчого комітету на наступний рік і виносить його на розгляд виконавчого комітету в останньому місяці поточного року.
- На основі річного плану роботи, відділом загального та організаційного
забезпечення апарату селищної ради розробляються поквартальні плани роботи. Виконавчі органи селищної ради, при необхідності, не пізніше як за місяць до закінчення поточного кварталу, вносять додатково пропозиції до квартального плану роботи виконавчого комітету. План роботи виконавчого комітету та зміни до
нього оприлюднюються на офіційному вебсайті селищної ради в розділі «Виконавчий комітет» протягом п’яти робочих днів після затвердження. - Фактичний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету
селищної ради здійснюється заступниками селищного голови згідно з розподілом їх повноважень. - Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету
здійснює відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. - Виконавчі органи селищної ради планують роботу на рік та поквартально на основі планів виконавчого комітету та власних планових завдань.
Річні плани роботи виконавчих органів погоджуються із відповідним
заступником селищного голови згідно з розподілом їх повноважень.
Поточні завдання виконавчих органів виконуються згідно з положеннями
про них, в тому числі на виконання рішень селищної ради, виконавчого
комітету, розпоряджень селищного голови, за резолюціями селищного голови
та заступників щодо виконання документів, за протокольними дорученнями планових і тематичних нарад тощо.
§ 2. Організація електронного документообігу у селищній раді та її виконавчому комітеті
- У селищній раді та її виконавчому комітеті установлений єдиний порядок
документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням системи електронного документообігу. - Проходження документів у селищній раді, її виконавчому комітеті та
виконавчих органах селищної ради з моменту їх створення або одержання до
завершення виконання або відправлення здійснюється за допомогою
системи електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з
діловодства в апараті Крижопільської селищної ради, її виконавчому комітеті та виконавчих органах селищної ради.
§ 3. Визначення повноважень керівництва виконавчого комітету, виконавчих
органів селищної ради та інших працівників виконавчих органів селищної ради
- Селищний голова є головною посадовою особою Крижопільської селищної територіальної громади та окремим суб’єктом в системі місцевого самоврядування.
Селищний голова очолює виконавчий комітет селищної ради, головує на його
засіданнях.
Повноваження селищного голови, в тому числі щодо звітування
визначаються Законами України.
- Секретар селищної ради, заступники селищного голови, керуючий справами виконкому здійснюють свої повноваження відповідно до розпорядження
селищного голови, в якому визначаються:- перелік закріплених обов’язків за секретарем селищної ради, заступниками селищного голови та керуючим справами виконкому;
- перелік структурних підрозділів селищної ради, комісій ради, утворених виконавчим комітетом, установ та організацій, діяльність яких спрямовується та координується секретарем селищної ради, заступниками селищного голови та керуючим справами виконкому.
- Обов’язки керівника структурного підрозділу (виконавчого органу)
селищної ради визначаються відповідним положенням. Обов’язки інших
працівників визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються
секретарем селищної ради, заступниками селищного голови, керуючим
справами виконкому для працівників, які їм безпосередньо підпорядковані.
§ 4. Виконання повноважень селищного голови у разі його відсутності
- У разі відсутності селищного голови у зв’язку з відпусткою, відрядженнями чи хворобою його повноваження виконує секретар селищної ради в частині: скликання чергових та позачергових засідань виконавчого комітету селищної ради, головування на цих засіданнях та підписання рішень виконавчого комітету, прийнятих на цих засіданнях.
В разі дострокового припинення повноважень селищного голови у випадках
передбачених ст.79 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»
виконує повноваження, зазначені в частині 3 статті 42 Закону України «Про
місцеве самоврядування в Україні».
- У випадку відсутності чи неможливості виконання своїх функцій селищним головою або секретарем селищної ради, за дорученням селищного голови заступник селищного голови виконує функції в частині: скликання чергових
та позачергових засідань виконавчого комітету селищної ради, головування
на цих засіданнях та підписання рішень виконавчого комітету прийнятих
на цих засіданнях.
У випадку відсутності чи неможливості виконання своїх функцій селищним
головою або секретарем селищної ради заступник селищного голови виконує повноваження, зазначені в частині 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» за виключенням питань, що стосуються діяльності селищної ради.
§ 5. Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи
- Виконавчий комітет селищної ради для забезпечення здійснення своїх
повноважень утворює комісії, ради та інші допоміжні органи з
урахуванням гендерної складової, затверджує або змінює їх склад, керує їх
роботою. - Засідання утворених виконавчим комітетом селищної ради комісій, рад
проводиться згідно з їх положенням. Підготовка, проведення і
документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними
секретарями чи іншими особами, визначеними керівниками зазначених
органів. Протокол засідань комісій, рад та інших дорадчих органів
оформляється не пізніше, ніж через 3 дні після засідання. Протоколи
засідань оприлюднюються на відповідних сторінках консультативно-
дорадчих органів на офіційному сайті селищної ради.
Розділ 6. Засідання виконавчого комітету селищної ради
§ 1. Скликання
- Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються селищним головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції, скликання здійснює секретар селищної ради.
- У разі відсутності чи неможливості здійснення цієї функції селищним головою, секретарем селищної ради, скликання здійснює заступник селищного голови.
- У разі надзвичайної ситуації чи надзвичайного стану, проведення засідання виконавчого комітету селищної ради може відбуватися у режимі реального часу(онлайн) із застосуванням телекомунікаційних програмно-технічних засобів.
§ 2. Кворум
- Засідання виконавчого комітету селищної ради вважається правомочним,
якщо на ньому присутні більше, ніж половина загального складу
виконавчого комітету. - Члени виконавчого комітету селищної ради беруть участь у засіданні
особисто. - Член виконавчого комітету селищної ради може бути відсутній на засіданні лише у разі відпустки, відрядження, а також через хворобу чи з інших
поважних причин. Питання щодо своєї відсутності, зумовленої поважними
причинами, член виконавчого комітету узгоджує з селищним головою або
особою, що виконує його повноваження.
§ 3. Порядок денний
- Проект порядку денного засідання виконавчого комітету формується
відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради на підставі наданих матеріалів за 10 днів до засідання і погоджується з селищним головою. Проект порядку денного підписується селищним головою або особою, яка його заміщує.
До порядку денного чергового засідання виконавчого комітету вносяться
лише ті питання, матеріали яких надходять до відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради у встановлені строки або з дозволу селищного
голови поза межами вказаних строків.
Погоджений порядок денний оприлюднюється на офіційному вебсайті селищної ради.
Відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради не пізніше, ніж за день до засідання виконавчого комітету, надає його членам матеріали з питань порядку денного в електронному або паперовому виглядах, інформує їх про порядок денний, дату та час засідання.
§ 4. Підготовка матеріалів
- Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету селищної ради та
селищного голови проектів рішень здійснюється згідно з вимогами Інструкції з діловодства в апараті Крижопільської селищної ради, її виконавчому комітеті та виконавчих органах селищної ради. - Підготовку питань, які виносяться на засідання виконавчого комітету
здійснюють управління, відділи, інші виконавчі органи селищної ради,
місцеві комунальні підприємства та установи.
Для участі в підготовці питань можуть залучатись члени комісій
виконавчого комітету, представники громадськості, науковці і спеціалісти,
працівники місцевих комунальних підприємств та установ.
- Проекти рішень виконавчого комітету повинні бути чіткими за змістом, з
конкретними дорученнями, зазначенням строків виконання та відповідальних осіб, крім того, у проектах рішень, де зазначено кілька виконавців, має бути визначена особа, відповідальна за збір та узагальнення інформації, як/або з окремих пунктів, так/або і в цілому по рішенню. - В проектах рішень виконавчого комітету, додатках до них та довідках
використовують, як правило, повні назви організацій, підприємств та
установ. Якщо на початку документа подаються їх повні назви, а у дужках
зазначена скорочена назва, то далі можна користуватись скороченнями. - Проекти рішень виконавчого комітету візуються в паперовому вигляді:
- керівником виконавчого органу селищної ради, у якому підготовлено
проект; - керівником виконавчого органу селищної ради установи, підприємства,
організації, в компетенцію якого входить розгляд відповідного питання; - начальником відділу юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради;
- начальниками управлінь, відділів (служб), яким цим проектом рішення передбачені пункти на виконання;
- заступником селищного голови, який відповідає за підготовку проекту
рішення; - заступником селищного голови, який координує роботу виконавчих
органів (відділів), в компетенцію яких входить розгляд відповідного
питання та виконання рішення; - головою профільної депутатської комісії селищної ради (або особою
виконуючою обов’язки голови комісії) у разі прийняття проектів
рішень виконавчого комітету селищної ради, які виносяться на розгляд
сесії селищної ради; - керуючим справами виконкому.
- керівником виконавчого органу селищної ради, у якому підготовлено
За відсутності візуючої особи (з будь-яких причин) її можливо
змінити на особу, яка виконує її обов’язки або перед погодженням або під
час виконання процедури погодження.
- Керуючий справами виконкому візує проекти рішень виконавчого комітету і розпорядження селищного голови після їх погодження особами, вказаними у параграфі 4 Розділу 6 цього регламенту.
- Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання або
прийняття проект рішення виконавчого комітету необхідно внести істотні
зміни, такий документ потребує повторного візування. - Завізовані проекти рішень, що надійшли до відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради роздруковуються, а їх електронні (паперові) копії у визначені цим регламентом строки надаються членам виконавчого комітету.
- У разі внесення відповідних змін, зауважень чи пропозицій під час розгляду та прийняття рішення на засіданні виконкому, відповідний проект рішення
виконавчого комітету підлягає повторному візуванню з урахуванням внесених змін, зауважень чи пропозицій керівником виконавчого органу селищної ради, у якому підготовлено проект; керівником виконавчого органу селищної ради чи членом виконкому, який запропонував відповідні зміни, зауваження чи пропозиції; начальником відділу юридичного забезпечення та управління персоналом селищної ради, а також керуючим справами виконкому. - За аналогічним порядком готуються та вносяться на розгляд селищного
голови проекти розпоряджень селищного голови. - Зауваження, доповнення або зміни до проектів рішень виконавчого
комітету додаються до оригіналів таких проектів на окремому аркуші. - Антикорупційна експертиза проектів рішень проводиться у випадках і
порядку визначених чинним законодавством. - Особи, які одержують проекти рішень та інші документи до засідання
виконавчого комітету, уважно їх вивчають і, у разі потреби, чітко
формулюють свої зауваження і пропозиції.
§ 5. Учасники засідання
- На засіданнях виконавчого комітету присутні начальник відділу юридичного забезпечення та управління персоналом селищної ради, начальник
відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради, начальник відділу інформаційно-технічного та програмного забезпечення апарату селищної ради, запрошені посадові особи селищної ради. - На засідання виконавчого комітету селищної ради можуть запрошуватись, у разі необхідності, керівники та фахівці установ, організацій та підприємств, яких стосується питання, що обговорюється. Список таких осіб складає керівник виконавчого органу селищної ради, відповідальний за підготовку питання.
- У засіданнях виконавчого комітету можуть брати участь депутати усіх
рівнів, керівники консультативно-дорадчих органів, інших організацій та
громадяни.
Для прийняття участі у засіданні, керівники консультативно-дорадчих
органів, інших організацій, не пізніше ніж за 24 години до дня проведення
засідання, повинні надіслати повідомлення з особистим підписом, після
чого таке повідомлення погоджується з керуючим справами виконкому.
Для прийняття участі у засіданні, депутати усіх рівнів повинні надіслати
повідомлення з особистим підписом, після чого таке повідомлення погоджується з керуючим справами виконкому. Для прийняття участі у засіданні, громадяни повинні надіслати повідомлення з особистим підписом, після чого таке повідомлення погоджується з керуючим справами виконкому.
- Відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради забезпечує реєстрацію запрошених учасників засідання з подальшою передачею списку запрошених селищному голові до початку засідання.
§ 6. Головування та затвердження порядку денного засідання
- На засіданнях виконавчого комітету селищної ради головує селищний голова, а за його відсутності – секретар селищної ради. У разі відсутності чи
неможливості здійснення цієї функції селищним головою та секретарем
селищної ради, на засіданнях виконавчого комітету селищної ради головує
заступник селищного голови. - На початку засідання за пропозицією головуючого виконавчий комітет
селищної ради затверджує порядок денний. - У разі необхідності оперативного вирішення питань, віднесених до
компетенції виконавчого комітету, проекти таких рішень можуть включатись до порядку денного на початку засідання виконавчого комітету за пропозицією керівника виконавчого органу або заступника селищного голови, який координує роботу цього виконавчого органу, та за згодою головуючого та членів виконавчого комітету. Завізовані проекти таких рішень, в обов’язковому порядку, роздаються членам виконавчого комітету до початку засідання.
§ 7. Доповідачі та обговорення питань
- З питань, передбачених порядком денним, на засіданні виконавчого
комітету доповідають члени виконавчого комітету або керівники
виконавчих органів селищної ради. Час доповіді з основних питань на
засіданні виконавчого комітету, як правило встановлюється до 5 хвилин,
для виступів при обговоренні – до 3 хвилин. У разі необхідності селищний
голова або особа, що головує на засіданні, визначає іншу тривалість
доповіді та виступів. - Особи, запрошені на засідання, можуть вносити пропозиції з питань які
обговорюються, давати пояснення. Обговорення питань припиняється за
рішенням головуючого. - За пропозицією головуючого проекти рішень можуть бути прийняті без
обговорення, якщо у членів виконавчого комітету немає зауважень до них. - Проекти рішень, до яких були внесені зауваження або поправки розглядаються на засіданні виконавчого комітету, обов’язково обговорюються, після чого визначається остаточна редакція документа.
§ 8. Прийняття рішення
- Рішення виконавчого комітету селищної ради приймаються на його засіданні більшістю від загального складу членів виконавчого комітету, присутніх на засіданні, дотримуючись недопущення при прийнятті рішень будь-яких
форм прямої та непрямої дискримінації, в тому числі за ознакою статі.
Після прийняття, рішення підписуються селищним головою або особою, яка
головує на засіданні виконавчого комітету. - Проекти рішень, щодо яких відсутні зауваження або пропозиції на момент
їх розгляду, та які ніяк не коментуються членами виконавчого комітету,
вважаються прийнятими за їх мовчазною згодою. - Проекти рішень, що не набрали більшості голосів членів виконавчого комітету, знімаються з розгляду та повертаються виконавцям на доопрацювання.
- Рішення виконавчого комітету селищної ради, прийняті з зауваженнями,
доповненнями, пропозиціями, протягом 3-х робочих днів доопрацьовуються відповідними заступниками селищного голови, фахівцями управлінь, відділів, інших виконавчих органів селищної ради та подаються до відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
Доопрацьовані проекти рішень візуються у встановленому цим регламентом порядку.
- Виконавчий комітет селищної ради, в разі необхідності, вносить зміни, визнає такими, що втратили чинність або скасовує прийняті раніше ним рішення.
Необхідність внесення змін обов’язково обґрунтовується пояснювальною запискою, або іншим документом, який додається до проекту рішення.
При внесенні змін, доповнень до раніше прийнятого виконавчим комітетом рішення, готується окреме рішення, яке приймається виконавчим комітетом селищної ради.
- Аналогічно вносяться зміни та доповнення до розпоряджень селищного голови.
- Оригінали рішень виконавчого комітету селищної ради підписує селищний голова, а у разі його відсутності особа, що виконує його повноваження та
головувала на засіданні виконкому, на якому було прийняте відповідне
рішення. Додатки до рішень виконавчого комітету та розпоряджень
селищного голови підписуються керуючим справами виконкому. - Підписані рішення виконавчого комітету селищної ради та розпорядження
селищного голови не пізніше наступного дня після їх підписання
опубліковуються на офіційному вебсайті селищної ради працівником відділу загального та організаційного забезпечення селищної ради. - У разі незгоди селищного голови з рішенням виконавчого комітету він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання
на розгляд сесії селищної ради. - У разі, якщо на розгляд виконавчого комітету винесене питання, яке
призводить до конфлікту інтересів у селищного голови, членів виконавчого
комітету, посадових осіб місцевого самоврядування, ці особи зобов’язані:
не вчиняти дій та не приймати рішень в умовах реального конфлікту
інтересів;
не пізніше наступного робочого дня з моменту, коли відповідна особа
дізналася чи повинна була дізнатися про наявність у неї реального чи
потенційного конфлікту інтересів повідомити про цей конфлікт інтересів
безпосереднього керівника, а у випадку перебування особи на посаді, яка
не передбачає наявності у неї безпосереднього керівника, або в колегіальному органі колегіальний орган, під час виконання повноважень у якому виник конфлікт інтересів, відповідно;
вжити заходів щодо врегулювання реального чи потенційного конфлікту інтересів.
У разі, якщо член виконавчого комітету дізнався про існування реального чи потенційного конфлікту інтересів в питанні, яке розглядається виконавчим комітетом безпосередньо під час засідання, він зобов’язаний повідомити про існування конфлікту інтересів шляхом подання заяви.
Заява про конфлікт інтересів члена виконавчого комітету заноситься в протокол засідання виконавчого комітету.
Про наявність у члена виконавчого комітету конфлікту інтересів може повідомити також будь-який інший член виконавчого комітету або учасник засідання, якого безпосередньо стосується питання, що розглядається. Відповідне повідомлення заноситься в протокол засідання виконавчого комітету.
Повідомлення про конфлікт інтересів не несе будь-яких правових
наслідків при прийнятті рішення виконавчим комітетом ради.
Врегулювання потенційного чи реального конфлікту інтересів може відбуватися шляхом утримання від участі члена виконавчого комітету, у голосуванні під час прийняття рішення на засіданні виконавчого комітету.
У разі якщо неучасть члена виконавчого комітету у прийнятті рішень виконавчим комітетом призведе до втрати правомочності виконавчого комітету, участь такої особи у прийнятті рішень має здійснюватися під зовнішнім контролем. Рішення про здійснення зовнішнього контролю приймається виконавчим комітетом.
Норми щодо конфлікту інтересів регулюються цим Регламентом, Законом України «Про запобігання корупції» та іншими нормативно-правовими актами.
Неповідомлення про наявний конфлікт інтересів перед голосуванням
при прийнятті рішення виконавчого комітету є підставою для зупинення
селищним головою зазначеного рішення виконавчого комітету згідно з пунктом
7 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
- Прийняття рішень з грифом обмеження допуску здійснюється відповідно
до регламентуючих документів. - У разі засідання виконавчого комітету селищної ради у вигляді онлайн(відеоконференції) голосування відбувається шляхом поіменного голосування, або із застосуванням програмних засобів.
§ 9. Прийняття рішення між засіданнями виконавчого комітету
У випадку необхідності термінового прийняття рішення виконавчого
комітету селищної ради між засіданнями виконавчого комітету, викликаних
надзвичайними обставинами, такі рішення приймаються шляхом
опитування членів виконавчого комітету селищної ради. Лист опитування
підписується селищним головою (або особою, яка виконує його обов’язки) та
членами виконавчого комітету, але не менше як половиною складу
виконавчого комітету. Для опитування можуть бути використані як опитування за допомогою системи електронного документообігу так і паперове візування.
§ 10. Протокол засідання виконавчого комітету
- Матеріали засідань виконавчого комітету оформляються протоколом, який ведеться начальником відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради або особою, яка виконує його обов’язки.
- Протокол засідання виконавчого комітету повинен містити:
- порядковий номер засідання виконавчого комітету, дату проведення;
- загальне число членів виконавчого комітету, список відсутніх і запрошених;
- порядок денний і регламент часу роботи;
- прізвища, посади доповідачів і виступаючих;
- результати голосування і прийняті рішення;
- повідомлення про конфлікт інтересів (у разі наявності).
До протоколу засідання виконавчого комітету додаються:
- Протокол засідання виконавчого комітету оформляється не пізніше як
через 5 робочих днів після засідання. - Протоколи засідання виконавчого комітету підписуються селищним головою (або особою, яка виконує його обов’язки) та керуючим справами
виконкому. - Протоколи засідань виконавчого комітету з оригіналами рішень зберігаються у відділі загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради та до передачі їх на постійне зберігання до архівної установи.
- Копія протоколу засідання виконавчого комітету в електронному вигляді, з
врахуванням діючого законодавства України щодо захисту персональних
даних, розміщується на офіційному вебсайті селищної ради.
§ 11. Порядок та строки доведення рішень до виконавців та до відома
- Копії рішень виконавчого комітету не пізніше 5-ти днів після засідання виконавчого комітету, а при невідкладних випадках – негайно, відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради розсилаються управлінням, відділам, іншим виконавчим органам ради, організаціям, яким доручено їх виконання, заступникам селищного голови, керуючому справами виконкому, а з делегованих повноважень надсилається районній державній адміністрації.
- Витяги з рішень, що стосуються особистих питань громадян, можуть видаватись їм на руки.
- Копії рішень виконавчого комітету засвідчуються печаткою Крижопільської селищної ради(для документів) та підписом начальника відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради або особи, яка виконує його обов’язки.
- Організаціям та громадянам, які звертаються з проханням видати копії
рішень виконавчого комітету, такі копії виготовляються з дозволу
керуючого справами виконкому і засвідчуються печаткою Крижопільської селищної ради(для документів). - Не підлягають обов’язковому наданню для ознайомлення за інформаційними запитами офіційні документи, які містять у собі:
- інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;
- конфіденційну інформацію;
- інформацію, що стосується особистого життя громадян;
- документи, що становлять внутрішньовідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами та інше), якщо вони пов’язані з розробкою напрямку діяльності установи, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю; інформацію, що не підлягає розголошенню або доступ до якої обмежено;
- інформацію фінансового характеру, підготовлену для контрольно-фінансових відомств.
- За аналогічною схемою у дводенний термін з дня підписання доводяться до
виконавців та до відома розпорядження селищного голови.
Розділ 7. Управління персоналом та проходження служби в органах
місцевого самоврядування
§ 1. Організація кадрової роботи
- Організація кадрової роботи у виконавчих органах селищної ради
проводиться відповідно до затвердженого виконавчим комітетом селищної
ради річного плану, у якому визначено заходи з добору, підготовки,
перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, дотримуючись
чинного законодавства щодо забезпечення рівних прав та можливостей
чоловіків і жінок. - Призначення на посади керівників комунальних підприємств здійснюється селищним головою на підставі рішення конкурсної комісії, за контрактною формою трудового договору. Після погодження селищним головою, відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради готує проект розпорядження селищного голови щодо призначення особи на посаду, та проект контракту, у якому визначаються права та обов’язки сторін, термін
дії контракту, умови матеріального забезпечення, порядок внесення змін
до контракту та його припинення. Контракт складається у трьох
примірниках і підписується селищним головою. Звільнення керівників
підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Крижопільської селищної територіальної громади, здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством та передбаченому контрактом. - На кожного працівника, прийнятого на роботу в апарат селищної ради та у виконавчі органи селищної ради оформляється особова справа.
- Відповідальність за проведення кадрової роботи посадових осіб місцевого
самоврядування покладається на селищного голову і відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради. - На посади, які повинні мати допуск до роботи з таємними документами,
можуть бути призначені лише особи, яким в установленому порядку
оформлено допуск до державної таємниці. - З метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби в органах місцевого самоврядування та професійними досягненнями посадових осіб, у селищній раді проводиться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків.
§ 2. Повноваження селищного голови в сфері кадрової роботи
- Селищний голова відповідно до підпунктів 4, 5, 6, 10 п.3 статті 42 та п.3
статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» вносить
на розгляд селищної ради пропозиції щодо кандидатури на посаду секретаря
селищної ради та пропозиції про кількісний і персональний склад
виконавчого комітету селищної ради з урахуванням необхідності гендерного
балансу. - Селищний голова відповідно до пунктів 6,10 статті 42 та частини 3 статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» призначає на
посади та звільняє з посад заступників селищного голови з питань діяльності
виконавчих органів селищної ради, керуючого справами виконавчого
комітету, керівників управлінь, відділів та інших працівників
виконавчих органів селищної ради, керівників підприємств, установ та
організацій, що належать до комунальної власності Крижопільської селищної територіальної громади відповідно до чинного законодавства.
§ 3. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування
- Прийняття на посади у виконавчі органи селищної ради та апарат селищної ради здійснюється шляхом призначення селищним головою на конкурсній основі за результатами спеціальної перевірки (для певної категорії посад) чи за іншою процедурою, визначеною законодавством, дотримуючись політики рівності і недискримінації, недопущення упередженого ставлення до
кандидатів на підставі ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних
та інших переконань, статі, віку, місця проживання, етнічного та
соціального статусу, інвалідності, сімейного та майнового стану, гендерної
ідентичності, або інших ознак.
Претендентам, як жінкам так і чоловікам забезпечуються рівні права та можливості у працевлаштуванні, просуванні по роботі, підвищенні кваліфікації та перепідготовці.
- Прийняття працівників на роботу на посади, які не віднесені до категорій
посадових осіб місцевого самоврядування, та звільнення їх з роботи
здійснюється відповідно до чинного законодавства. - Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, попередження про спеціальні обмеження, встановлені законами України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», проходять перевірку відповідно до Закону України «Про очищення влади».
- Особам зарахованим на службу в органи місцевого самоврядування
створюються умови праці, які дозволяють жінкам і чоловікам здійснювати
трудову діяльність на рівній основі, отримуючи рівну оплату при однаковій кваліфікації та однакових умовах праці.
§ 6. Формування кадрового резерву
- В апараті селищної ради та у виконавчих органах селищної ради, створюється кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню селищним головою.
Кадровий резерв створюється з урахуванням принципу забезпечення
рівних прав та можливостей жінок і чоловіків.
З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота,
спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи
на відповідних посадах.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових
якостей осіб кадрового резерву або посадових осіб місцевого
самоврядування, які претендують на зайняття більш високих посад, може
проводитись в установленому порядку їх стажування на відповідних
посадах в апараті селищної ради, виконавчих органах селищної ради.
- Перевагу при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування
мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих
результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують
свій кваліфікаційний рівень. Поза конкурсом за рішенням селищного голови
може здійснюватися просування по службі посадових осіб місцевого
самоврядування, які зараховані до кадрового резерву або пройшли
стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
Розділ 8. Печатки, штампи та бланки
§ 1. Печатка та штампи апарату селищної ради
- Відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради має печатку Крижопільської селищної ради(для документів), а також штампи, необхідні в роботі з документами, виготовлення яких забезпечується відділом бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради у встановленому порядку.
Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів, який включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються.
Відповідальним за ведення журналу є начальник відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
- Відповідальними за зберігання і законність користування відповідними
гербовими печатками є селищний голова, керуючий справами виконкому,
начальник відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради, начальник відділу бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради. - Печатка Крижопільської селищної ради «Для документів» знаходиться у начальника відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради, який несе відповідальність за її зберігання і законність користування.
- Печаткою Крижопільської селищної ради «Для документів» засвідчуються копії рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, довідки, а також інші документи, затвердження яких передбачено чинним законодавством.
- Штампи відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради використовуються для оформлення, реєстрації і розсилки документів селищної ради та виконавчого комітету. Відповідальність за зберігання і законність користування ними несуть спеціалісти відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
§ 2. Печатка та штампи виконавчих органів селищної ради
- Виконавчі органи селищної ради, що є юридичними особами, мають свої
гербові печатки, а також можуть мати кутові штампи встановленого зразка, інші печатки і штампи, необхідні в роботі з документами. Облік печаток і
штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів.
Відповідальні за ведення журналів призначаються наказами керівників
виконавчих органів. - Зразки печаток і штампів селищної ради розробляються відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради та відділом юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради, згідно з відповідними нормативними документами і погоджуються керуючим справами виконкому. Зразки печаток і штампів виконавчих органів селищної ради розробляються ними самостійно і погоджуються керуючим справами виконкому. Відповідальними за зберігання і законність користування печатками є керівники виконавчих органів селищної ради.
- Печатки, штампи не можуть передаватись іншій особі без розпису в журналі обліку печаток і штампів, який передбачає і передачу відповідальності за їх зберігання і користування. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.
§ 3. Печатка та штампи старост старостинських округів
- Старости старостинських округів Крижопільської селищної територіальної громади мають свої гербові печатки та номерні гербові печатки старости, а також можуть мати кутові штампи встановленого зразка, інші печатки і штампи, необхідні в роботі з документами. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів, відповідальним за ведення якого є начальник відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
- Зразки печаток і штампів старост розробляються відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради та відділом юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради, згідно з відповідними нормативними документами і погоджуються керуючим справами виконкому. Зразки печаток і штампів старост розробляються ними самостійно і погоджуються керуючим справами виконкому. Відповідальними за зберігання і законність користування печатками є старости старостинських округів.
- Печатки, штампи не можуть передаватись іншій особі без розпису в журналі обліку печаток і штампів, який передбачає і передачу відповідальності за їх зберігання і користування. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.
§ 4. Бланки
- Виконавчий комітет селищної ради, виконавчі органи селищної ради мають такі бланки:
- Зразок бланка виконавчого комітету погоджується керуючим справами виконкому.
Виготовлення бланків виконавчих органів селищної ради забезпечується ними самостійно, їх зразки погоджуються керуючим справами виконкому. Відповідальність за зберігання бланків виконавчих органів селищної ради несе особа, визначена керівником виконавчого органу селищної ради.
§ 5. Трудові книжки, посвідчення, бланки
- Трудові книжки та вкладиші до них обліковуються в книгах обліку руху
трудових книжок за формою, визначеною наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995р. № 277 (зі змінами).
Відповідальність за зберігання трудових книжок та вкладишів до них
посадових осіб місцевого самоврядування, виконавчого комітету селищної
ради, апарату селищної ради несуть працівники відділу юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради.
- Бланки доручень, касових ордерів, накладних та ін. обліковуються у
журналах обліку згідно з чинним законодавством та відповідно до вимог
нормативних документів бухгалтерського обліку.
Відповідальність за їх облік, зберігання і видачу несуть особи, призначені наказами керівників виконавчих органів селищної ради. В апараті селищної ради відповідальним за облік, зберігання і видачу є начальник відділу бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради, головний бухгалтер.
§ 6. Перевірка наявності печаток, штампів та бланків
- Перевірка наявності печаток, штампів здійснюється щорічно комісією,
призначеною наказом керівника виконавчого органу селищної ради. - За результатами перевірки складається акт (додаток № 13 до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736 (зі змінами).
Про перевірку наявності печаток, штампів робляться відмітки у журналі обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника.
- Знищення печаток і штампів здійснюється комісією за актами (Додаток 11 до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (зі змінами) з відміткою в журналі обліку.
- У разі втрати печаток і штампів керівники виконавчих органів селищної ради зобов'язані негайно повідомити про це органи Національної поліції
України та вжити заходів для їх розшуку. - Зіпсовані бланки, а також виконані на бланках, але з певних причин
відхилені проекти документів, знищуються виконавцем за місцем обліку
бланків.
Розділ 9. Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради
Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради та виконавчих органів селищної ради в межах визначеного переліку публічних, в тому
числі адміністративних, послуг здійснюється Центром надання адміністративних послуг Крижопільської селищної ради.
Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради та виконавчих органів селищної ради щодо особистих питань, скарг, пропозицій, листування із юридичними особами, органами влади та місцевого самоврядування, організації особистого прийому керівників селищної ради та її виконавчих органів здійснюється відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради на першому поверсі адмінбудівлі Крижопільської селищної ради.
Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради здійснюється з
дотриманням гендерної культури, гендерної рівності, професійної етики, засад
соціальної відповідальності. Не допускається будь якого упередженого
ставлення на підставі ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та
інших переконань, статі, віку, місця проживання, етнічного та соціального
статусу, інвалідності, сімейного та майнового стану, гендерної ідентичності,
або інших ознак.
Розділ 10. Порядок розгляду звернень, запитів на публічну інформацію і
організації прийому громадян
§ 1. Прийом та реєстрація звернень громадян
- Заяви, скарги, пропозиції від громадян, адресовані керівництву селищної
ради, селищній раді, виконавчим органам селищної ради приймаються спеціалістами відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. - Реєстрація звернень громадян, контроль за строками їх виконання у селищній раді здійснюється відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
§ 2. Порядок розгляду
- Звернення, що адресовані селищній раді, виконавчому комітету селищної ради, селищному голові, секретарю селищної ради, заступникам селищного голови,
керуючому справами виконкому, керівникам виконавчих органів селищної ради реєструються в день їх надходження та направляються на розгляд селищному голові, секретарю селищної ради, заступникам селищного голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу їх повноважень та керівникам виконавчих органів селищної ради відповідно до компетенції.
Звернення, які надійшли на електронну адресу селищної ради, в т.ч. звернення громадян, які звернулись до селищного голови на вебсайт селищної ради, приймаються, реєструються в день їх надходження та направляються на розгляд селищному голові, секретарю селищної ради, заступникам селищного голови, керуючому справами виконкому відповідно до розподілу їх службових обов’язків та керівникам виконавчих органів селищної ради відповідно до компетенції.
Звернення, що не відповідають вимогам вказаних Законів відповідно до
статті 8 Закону України «Про звернення громадян» розгляду не підлягають.
Подальше проходження та організація роботи з документами здійснюється
відповідно до положень Інструкції з діловодства в апараті Крижопільської селищної ради, її виконавчому комітеті та виконавчих органах селищної ради.
- Керівництво селищної ради протягом однієї доби з дня надходження
звернення або, як виняток, у триденний термін розглядає звернення і дає
доручення щодо вивчення, перевірки і вирішення порушених у зверненні
питань. - У разі, коли доручення розгляду звернень дано кільком посадовим особам (виконавцям), головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою та є відповідальною за організацію виконання, якщо в дорученні не обумовлено інше. Всі інші виконавці обов'язково засвідчують факт роботи із зверненням службовими записками, інформацією, візуванням підготовленого проекту відповіді.
- Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, Героїв
України, інвалідів Великої Вітчизняної війни, повторні звернення, а також
такі, що надійшли від органів влади вищого рівня, розглядаються першими
керівниками селищної ради особисто. - Звернення громадян розглядаються у порядку та терміни, визначені
законодавством, але не більше ніж у місячний термін з дня їх реєстрації. В
окремих випадках особи, які давали доручення, можуть скоротити термін
розгляду або продовжити його, якщо можливість такого продовження
визначена нормативними актами, які регулюють питання, підняті у
зверненні, або необхідність продовження викликана об’єктивними
обставинами, що унеможливлюють розгляд по суті у місячний термін. У
випадках, коли термін розгляду звернень продовжується, у проміжних
відповідях вказуються причини, а також кінцевий термін їх виконання. - Звернення громадян, в яких порушуються питання, що потребують
термінового вирішення, та доручення із зазначенням «терміново»,
виконуються у 2-денний термін з дня отримання їх виконавцем, якщо
інший термін не зазначено в резолюції (дорученні). - Термін розгляду звернень не може перевищувати сорока п'яти днів від дня їх реєстрації.
Звернення, вирішення яких відноситься до виключної компетенції селищної
ради, розглядається відповідними виконавчими органами, постійними та
тимчасовими депутатськими комісіями в термін, який не може
перевищувати шість місяців від дня їх реєстрації.
- Звернення громадян, які з об'єктивних причин не можуть бути вирішені в
установлені діючим законодавством та цим регламентом терміни,
ставляться на довгостроковий контроль до остаточного вирішення, про що
повідомляється заявникам. Термін довгострокового контролю не може
перевищувати 1 рік. - Пропозиції, заяви і скарги, на які даються проміжні відповіді, з контролю
не знімаються. Контроль завершується тільки після вирішення порушених
у зверненні питань, або якщо з об'єктивних причин вирішити їх
неможливо. Рішення про зняття з контролю пропозиції, заяви, скарги
приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль. - Відповіді про результати розгляду звернень підписуються керівництвом селищної ради або керівниками виконавчих органів селищної ради, яким давались відповідні доручення, до компетенції яких належить вирішення порушених питань. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладення мотивів відмови, а також з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
- Звернення, оформлене без дотримання вимог, передбачених ст.5 Закону
України «Про звернення громадян» повертається заявникові з
відповідними роз'ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його
надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7
цього Закону. - Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до
повноважень органів місцевого самоврядування, тоді в термін не більше
п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи
посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав
звернення. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для
прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в
той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями. - Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане
автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство,
визнається анонімним і розгляду не підлягає.
Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і
того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по
суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17
Закону України «Про звернення громадян», та звернення осіб, визнаних
судом недієздатними.
Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник
органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
- Відповіді про результати розгляду звернень надаються відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради для їх реєстрації, відправлення заявникам та формування справ.
- Справи по розгляду звернень громадян зберігаються у відділі загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради протягом 5 років, а потім знищуються у встановленому порядку або за рішенням експертно-перевірної комісії передаються на постійне зберігання до архівної установи.
§ 3. Прийом, реєстрація та розгляд запитів на публічну інформацію
- Забезпечення доступу до публічної інформації особам, що направляють
відповідні запити до селищної ради, її виконавчих органів здійснюється
відповідно до чинного законодавства України щодо забезпечення доступу громадян до публічної інформації. - Усі запити, що надходять до Крижопільської селищної ради
реєструються виключно відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради, що організовує доступ до публічної інформації.
§ 4. Особистий прийом громадян у селищній раді
Особистий прийом громадян у селищній раді здійснюється згідно з графіком проведення особистого прийому громадян селищним головою, заступниками селищного голови, секретарем селищної ради, керуючим справами виконкому.
Розділ 11. Організація роботи з документами
§ 1. Реєстрація, розгляд та проходження вхідної кореспонденції
- Організація роботи з документами в апараті селищної ради,
виконавчих органах селищної ради здійснюється за допомогою системи
електронного документообігу відповідно до Інструкції з діловодства в
апараті Крижопільської селищної ради, її виконавчому комітеті та виконавчих органах селищної ради.
Кореспонденція, розпорядчі документи вищих органів державної влади,
інші документи та звернення, що надходять до селищної ради, незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення реєструється у системі електронного документообігу відділом звернень, відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради, Центром надання соціальних послуг Крижопільської селищної ради, відповідно до їх повноважень.
- Уся подальша робота з документом відбувається зі скан-копією паперового оригіналу. Усі оригінали документів зберігаються у відділі загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. У разі потреби оригінал документу може видаватись відповідному працівнику виконавчого органу, якому
доручено його розгляд, з внесенням відповідної відмітки до системи
електронного документообігу. - У разі відпустки, відрядження, звільнення працівник, відповідальний за
виконання документа, зобов’язаний передати невідпрацьовані документи
керівнику структурного підрозділу або посадовій особі, яка заміщує
керівника на час його відсутності. - Відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради контролює виконання встановлених правил роботи з документами, стан їх зберігання та надає методичну допомогу з цих питань виконавчим органам селищної ради, відділам апарату селищної ради та її виконкому, старостам.
- Відповідальність за своєчасне доведення документів до виконавців несуть спеціалісти відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради, керівники структурних підрозділів селищної ради.
§ 2. Підготовка та відправка вихідної кореспонденції
- Вихідні і внутрішні документи готуються відділами апарату селищної ради та її виконкому, виконавчими органами селищної ради та з ініціативи
керівництва селищної ради, виконавчих органів селищної ради
(ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до селищної ради (документи – відповіді). - Документи, адресовані органам державної влади, підписуються селищним
головою, а під час його відсутності - посадовою особою, на яку покладені
його обов'язки.
Документи, що надсилаються на інші адреси, підписуються селищним
головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови,
керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.
В інших виконавчих органах селищної ради документи, адресовані вищим
органам влади, підписуються керівником, а під час його відсутності – посадовою особою, на яку покладені його обов’язки.
- Вихідні документи подаються на підпис при наявності даних про виконавця.
- В апараті селищної ради на підпис селищному голові вихідні документи подаються щоденно спеціалістом відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. Термінові документи подаються на підпис негайно. В інших виконавчих органах селищної ради порядок подачі документів на
підпис визначається керівником. - Підписані селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками
селищного голови, керуючим справами виконкому, а також керівниками
виконавчих органів селищної ради вихідні документи передаються у відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради для реєстрації. - Відповіді на вихідні документи реєструються у порядку, встановленому
Інструкцією з діловодства в апараті селищної ради та її виконкому,
виконавчих органах селищної ради.
§ 3. Робота з документами, які містять конфіденційну інформацію
- Ведення таємного діловодства здійснює спеціально призначений
розпорядженням селищного голови відповідальний за забезпечення режиму
секретності селищної ради. - Облік, зберігання документів з грифом «Для службового користування»,
що надходять до селищної ради, здійснює спеціально призначений розпорядженням селищного голови, відповідальний за службове діловодство, а у виконавчих органах селищної ради – відповідальні працівники, які призначені наказами керівників.
- Документи тиражуються у відділі загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради та готуються в порядку черговості їх надходження.
Документи для селищного голови готуються терміново.
- Позачергово готуються документи з візами секретаря селищної ради,
заступників селищного голови, керуючого справами виконкому, начальника відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. - Розмноження, використання документів з грифом «Для службового користування», а також контроль за дотриманням вимог Інструкції покладається на відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
Розділ 12. Організація контролю за виконанням документів
§ 1. Загальні засади
- Контроль за виконанням документів покладається на селищного голову,
секретаря селищної ради, заступників селищного голови, керуючого справами
виконкому, начальників управлінь та відділів селищної ради. - Безпосередній контроль за проходженням документів у виконавчих
органах селищної ради забезпечується через систему електронного
документообігу. - Відповідальність за виконання документів у визначені строки несуть
особи, які зазначені в контрольному документі, резолюції керівника та
безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома особами,
відповідальною за організацію виконання є особа, яка у тексті документа або резолюції зазначена першою. - Відповідальні виконавці самостійно визначають форми і методи роботи,
які забезпечать виконання документа у встановлені терміни, а також
організовують виконання і підготовку узагальненої інформації про
виконання документа відповідно до поставлених завдань і вимог. - Відповідальний виконавець з метою якісного виконання документа має
право:- розробити план заходів, вказавши конкретні завдання та посадових
осіб, відповідальних за виконання; - провести робочу нараду з представниками співвиконавців;
- направити співвиконавцям запити з метою отримання проміжної
інформації про прийняті заходи по виконанню документа, завдання; - вжити необхідних заходів по забезпеченню своєчасного виконання у
разі виникнення обставин, що ускладнюють своєчасне виконання.
- розробити план заходів, вказавши конкретні завдання та посадових
- Співвиконавці рівною мірою несуть відповідальність за неякісне і
несвоєчасне виконання документа. - Якщо посадову особу, на яку покладається виконання контрольного
документа, не визначено, то відповідальність за повноту і результативність
його виконання покладається на структурний підрозділ, який ініціював або
опрацьовував проект документа. - Виконання контрольних документів органів влади вищого рівня, рішень
виконавчого комітету селищної ради, розпоряджень та доручень селищного
голови, місцевих програм соціального і культурного розвитку, цільових програм, по суті питань, покладається на виконавчі органи селищної ради, до компетенції яких входить вирішення поставлених у документах завдань, в особі їх керівників або окремих посадових осіб структурних підрозділів селищної ради, визначених відповідальними за відповідним напрямком роботи.
§ 2. Здійснення контролю за виконанням документів
- Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлені
завдання, що потребують вирішення. - Підставою для постановки документа на контроль є текст документа,
резолюції, що містить завдання керівника, термін (або терміни) виконання
та відповідального виконавця (співвиконавців). - Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів,
розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України,
постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів
виконавчої влади вищого рівня, звернень депутатів усіх рівнів. - Організацію контролю за виконанням документів органів влади вищого
рівня, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень селищного
голови, місцевих програм соціального і культурного розвитку, цільових
програм, в яких визначені строки та відповідальні за виконання, здійснює відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. - Організацію контролю за виконанням рішень селищної ради, наказів
виборців, депутатських звернень та запитів, резолюцій селищного голови з
наданням доручень безпосередньо головам постійних комісій селищної ради також
здійснює відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. - Документи беруться на контроль у день їх реєстрації.
- Відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради щомісячно до 15 числа наступного за звітним періодом узагальнює дані про порушення термінів (відповідно до Інструкції з діловодства в апараті Крижопільської селищної ради, виконавчому комітеті та виконавчих органах селищної ради) та інформує відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради, який відповідно інформує селищного голову про стан виконавської дисципліни.
§ 3. Строки виконання документів та інформування за результатами виконання
- Строки виконання документа вказуються у тексті документа, резолюції.
- Документи підлягають виконанню у такі строки:
- з позначкою «терміново» повинні бути виконані протягом 5 робочих днів з дня надходження до селищної ради;
- документи, де вказана конкретна дата - повинні бути виконані в
термін, визначений у документі, резолюції; - документи, де не вказана конкретна дата - протягом 30 календарних
днів з дня реєстрації (по документах, виконання яких не пов'язане з
необхідністю проведення значної за обсягом аналітичної роботи,
вивчення стану справ на місцях, інших організаційно-технічних
заходів тощо - 15 календарних днів з дня реєстрації); - інформування про хід виконання документів довгострокової дії,
документів, зазначених датами типу «щомісяця», «щокварталу»,
«щороку» здійснюється до 15 числа наступного за звітним періодом
місяця.
- Термін виконання документа, в якому передбачено декілька завдань, в
цілому визначається по терміну виконання останнього (з числа всіх передбачених у документі завдань). - Термін виконання документа вираховується календарною датою або
закінченням періоду часу, що вираховується днями. Закінчення терміну,
визначеного днями, починається на наступний день після календарної
дати. Якщо останній день терміну припадає на неробочий - то днем
закінчення терміну вважається останній робочий день, що передує
неробочому. - Якщо у документах або у резолюціях на їх виконання містяться конкретні
завдання, але строки їх виконання не визначені - терміни їх виконання
наведені в Інструкції з діловодства в апараті Крижопільської селищної ради,
виконавчому комітеті та виконавчих органах селищної ради. - У разі потреби строк виконання документів може бути продовжено за
обґрунтованим проханням виконавця. - Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою
посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою
особою, яка її заміщає, або за рішенням селищної ради, виконавчого
комітету, якщо вони приймали ці рішення. - Інформація про виконання документа органу влади вищого рівня підписується селищним головою, заступником селищного голови, на якого покладено контроль за виконанням цього документа.
- Узагальнена інформація за результатами опрацювання завдань, встановлених у місцевих програмах соціального і культурного розвитку, цільових програмах (рішеннях селищної ради); рішеннях виконавчого комітету; розпорядженнях та дорученнях селищного голови з пропозиціями щодо зняття з контролю чи продовження терміну через систему електронного документообігу передається у відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради для відповідного опрацювання (перевірки).
- У разі виявлення невідповідності інформації виконавця вимогам цього
Регламенту, Інструкції з діловодства в апараті Крижопільської селищної ради, її виконавчому комітеті та виконавчих органах селищної ради або резолюції керівника, спеціаліст відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради має право не приймати, тобто відхилити її через систему електронного документообігу. - Якщо на підставі інформації про виконання документа надані нові доручення, то подальший контроль здійснюється враховуючи ці доручення.
§ 4. Робота з виконаними документами, зняття з контролю
- виконання завдань, що поставлені у тексті документа, резолюції;
- документального підтвердження виконання документа, резолюції та
повідомлення про результати зацікавленим організаціям та особам.
- Якщо результатом виконання документа, резолюції є підготовка листа,
правових актів - то підставою для зняття документа з контролю є фактичне
підписання листа, прийняття правового акту. - Документ знімається з контролю, якщо поставлені в ньому завдання, після
всебічного опрацювання всіх можливих варіантів, взагалі не можуть бути
вирішені та кореспонденту про це надано вичерпну аргументовану
відповідь. - Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа або відповідний
орган, який поставив його на контроль:- розпорядження та доручення селищного голови знімаються з контролю за його рішенням;
- рішення виконкому - новим рішенням виконкому (або окремим
пунктом нового рішення виконкому, що відмінює дію попереднього); - рішення селищної ради - відповідно новим рішенням селищної ради (або окремим пунктом нового рішення селищної ради, що відмінює дію попереднього);
- підставою для зняття з контролю документів органів влади вищого
рівня є документ відповідного органу.
- Пропозиції про зняття з контролю або продовження термінів виконання
рішень виконавчого комітету, рішень селищної ради вносяться виконавчому
комітету та селищній раді відповідно, розпоряджень та доручень селищного
голови - селищному голові. - Відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради на підставі узагальнюючих матеріалів виконавців готує проект рішення виконавчого комітету селищної ради про зняття з контролю рішень виконкому.
Розділ 13. Проведення нарад (заходів) виконавчими органами селищної ради
§ 1. Організація проведення наради (заходу)
- Підготовка нарад (заходів) здійснюється заздалегідь відповідно до складених робочих планів за схемою:
- Управління (відділи) формують пропозиції щодо питань, які потребують проведення наради (заходу) за участю селищного голови (заступника селищного голови) та надають інформацію відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради на паперових та електронних носіях не пізніше ніж за два робочих дні до проведення наради та щоп’ятниці до 12-00 години для формування графіку на черговий тиждень;
- Начальник відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради складає перелік нарад (заходів), погоджує його із селищним головою (заступником селищного голови) та включає погоджені питання в його робочий графік;
- заступник селищного голови (керуючий справами виконкому) погоджує
проведення наради (заходу) за участю селищного голови та має невідкладно
повідомити начальника відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради про погодження наради (заходу) та час їх проведення.
- У разі невчасного подання інформації про наради (заходи) за участю
селищного голови, начальник відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради має право перенести захід на інший час, попередньо
погодивши це питання з селищним головою. - В умовах повсякденної діяльності організація проведення нарад щопонеділка о 8-30 год. у залі засідань селищної ради покладається на відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
У разі надзвичайної ситуації чи надзвичайного стану, проведення апаратних нарад може відбуватися у режимі реального часу(онлайн) із застосуванням телекомунікаційних програмно-технічних засобів.
- Організацію виїзних нарад за участі селищного голови забезпечують відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради спільно з відділом інформаційно-технічного забезпечення та комунікацій з громадськістю селищної ради за погодженням заступників селищного голови.
- Об’єкти виїзної наради визначаються за тиждень до проведення заходу, інформація щодо об’єктів виїзної наради надається відділу інформаційно-технічного забезпечення та комунікацій з громадськістю селищної ради в електронному та паперовому виглядах за підписом керівника відділу та погодженням профільного заступника селищного голови за два робочих дні до запланованої дати об’їзду.
В інформації зазначається прізвище виконавця, відповідального за її підготовку. У разі надання неповної інформації виконавець повинен оперативно надати додаткові відомості відділу інформаційно-технічного забезпечення та комунікацій з громадськістю селищної ради та відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
§ 2. Підготовка порядку денного та матеріалів нарад (заходів)
- Підготовка матеріалів для проведення нарад (заходів) покладається на
виконавчі органи селищної ради, які визначені селищним головою. - Для якісної підготовки наради (заходу) виконавчим органам, які
організовують (ініціюють) такі наради (заходи) необхідно:- сформувати порядок денний наради або сценарний план заходу, попередньо узгодивши його з профільним заступником селищного голови, керуючим справами виконкому, відповідальною особою, призначеною селищним головою за організацію проведення нарад;
- сформувати список запрошених на нараду (захід) та запросити їх, не
пізніше ніж за один день до проведення наради (заходу), визначитись
щодо запрошення засобів масової інформації та узгодити ці питання з
заступником селищного голови відповідно до повноважень; - підготувати аналітичні довідки та надати чіткі, стислі пропозиції щодо
вирішення поставлених завдань, або виявлених у результаті роботи
проблемних моментів; - погодити підготовлені матеріали з профільним заступником селищного голови та за день до наради надати селищному голові на паперових та електронних носіях.
- За три дні до наради (у окремих випадках, не пізніше одного дня до наради) надіслати матеріали наради в електронному вигляді всім учасникам
наради, крім головуючого, для ознайомлення.
§ 3. Реєстрація учасників наради (заходу)
Реєстрація учасників наради (заходу) покладається на виконавчі органи
селищної ради, які організовують нараду (захід).
§ 4. Протоколювання наради та поширення матеріалів
- Нарада (захід) протоколюється працівником виконавчого органу, якого
визначає керівник відповідного виконавчого органу, організатори
(ініціатори) наради (заходу). - За результатами розгляду питань на нарадах (заходах) можуть видаватись
доручення, що оформлюються належним чином, із зазначенням змісту
доручення, прізвища виконавця та терміну виконання. - Інформації про виконання доручень селищного голови, отриманих на нараді, надаються через систему електронного документообігу відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради у визначені терміни, а по термінах, що припадають на вихідні дні - в останній робочий день, що передує
вихідному.
§ 5. Організація інших нарад (заходів)
За аналогічною схемою готуються та проводяться наради (заходи) під
головуванням секретаря селищної ради, заступників селищного голови, а також
наради (заходи), що проводяться за межами будівлі селищної ради (виїзні).
§ 6. Запрошення на нараду (захід)
- Інформація про запрошення на наради, поставлені завдання, доручення та
таке інше мають постійно контролюватися працівниками виконавчих
органів селищної ради. - Запрошення на нараду прирівнюється до «телефонограми» та потребує обов’язкового підтвердження в електронному вигляді, або в телефонному режимі.
§ 7. Підготовка приміщень
Підготовка приміщень до нарад здійснюється працівниками відділу бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради.
Розділ 14. Організація і проведення урочистих подій, відзначення
професійних та загальнодержавних свят, заходів у територіальній громаді
- Проведення урочистих подій, відзначення професійних свят, загальнодержавних та інших заходів у територіальній громаді є формою роботи, що забезпечує моральне заохочення працівників різних галузей виробництва та сфер діяльності Крижопільської селищної територіальної громади.
- Заходи проводяться селищним головою, його заступниками, керівниками
виконавчих органів селищної ради згідно з календарем державних,
професійних свят, затверджених в Україні, та заходів у територіальній громаді
відповідно до плану основних заходів, що передбачаються для проведення
селищною радою. - Проведення вшанування кращих людей Крижопільської селищної територіальної громади, підприємств, організацій, установ та з нагоди професійних свят, заходів у територіальній громаді здійснюється відповідно до рішення селищної ради.
- Запрошення на проведення урочистостей проводиться завчасно, але не
пізніше, як за один день до проведення свят.
Відповідальність за запрошення і проведення урочистостей покладається
на ініціаторів проведення заходу, контроль – на заступника селищного
голови (згідно з розподілом обов’язків).
Підготовка матеріалів для проведення нарад (заходів) покладається на виконавчі органи селищної ради, які визначені селищним головою.
- Висвітлення матеріалів щодо проведення урочистостей покладається на відділ інформаційно-технічного забезпечення та зв’язків з громадськістю апарату селищної ради, з урахуванням гендерних аспектів та збалансованого представництва жінок і чоловіків у матеріалах (у тому числі візуальних зображеннях, та інтерв’ю від учасників урочистостей таким чином, щоб група опитуваних відображала гендерний склад учасників), незалежно від їх статевої, класової, расової приналежності, можливостей, релігії і т.і., з повагою і гідністю,
дотримуючись фундаментального права на недопущення дискримінації.
Розділ 15. Нагородження відзнаками місцевого рівня
- Виконавчі органи селищної ради, відповідальні за проведення заходів щодо нагородження, протягом року за 30 днів, до дати відзначення заходу
готують проекти відповідних розпоряджень селищного голови. - Попередній розгляд питань щодо нагородження «Почесною грамотою»,
«Грамотою», «Подякою», здійснюється селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови, керуючим справами виконавчого комітету селищної ради згідно з розподілом функціональних обов’язків. - Громадяни, які відзначені Почесною грамотою або Грамотою Крижопільської селищної ради, можуть бути повторно представлені до нагородження Грамотою Крижопільської селищної ради за нові заслуги, не раніше як через три календарні роки.
- Громадяни, які відзначені Подякою Крижопільської селищної ради, можуть бути представлені до нагородження нею повторно як правило не раніше ніж через рік.
- Нагородження Відзнаками проводиться на підставі розпорядження селищного голови.
- Відзнаки вручають селищний голова, секретар селищної ради,
заступники селищного голови, керуючий справами виконкому або за
дорученням керівництва, інші уповноважені особи, як правило, в урочистій
обстановці в приміщенні селищної ради або в організації за місцем роботи чи
діяльності особи (осіб), яку нагороджують. Перед врученням оголошується
розпорядження селищного голови про нагородження. - Нагородженому вручається відповідна відзнака, підписана селищним головою, квіткова продукція, грошова премія або цінний подарунок (у разі прийняття відповідного рішення).
- Особи, у яких є дисциплінарне стягнення чи інші стягнення, не можуть бути
представлені до нагородження.
Розділ 16. Порядок використання зали засідань селищної ради виконавчими
органами селищної ради
§ 1. Порядок подання заявок на проведення заходів
- Виконавчими органами селищної ради при формуванні плану заходів, що
передбачаються для проведення у виконавчих органах селищної ради на
черговий тиждень, заздалегідь надають заявки щодо використання зали
засідань селищної ради, відділу загального та організаційного забезпечення
апарату селищної ради із зазначенням: - У разі, якщо заявка на проведення заходу подана до відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради з недотриманням встановлених термінів, то використання зали засідань для проведення такого заходу здійснюється після узгодження з керуючим справами виконкому та відділом загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
§ 2. Господарське та технічне забезпечення приміщення
- Господарське забезпечення приміщення (санітарний стан) до проведення
пленарних засідань селищної ради, засідань виконавчого комітету селищної
ради, семінарів, нарад, відзначення урочистих подій, професійних свят та
інших заходів здійснює відділ бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради. - Технічне забезпечення (звукове підсилення, клімат-контроль та інше)
вищезазначених заходів, що проводяться у залі засідань селищної ради,
здійснює відділ інформаційно-технічного забезпечення та комунікацій з громадськістю апарату селищної ради. - Відкриття зали засідань селищної ради для проведення заходів на підставі
заявок здійснює відповідальна особа відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради. - Ключі від зали засідань селищної ради знаходяться у відповідальної особи відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради.
- Після проведення заходу відділ бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради спільно з ініціаторами (організаторами) проведення заходу приводять залу засідань селищної ради у належний санітарний стан.
Відповідальна особа за технічне забезпечення зали засідань селищної ради після закінчення заходу відключає озвучення (підсилення) та разом з ініціатором
(організатором) заходу закриває залу засідань селищної ради.
Розділ 17. Організація взаємодії з органами державної влади, районною
державною адміністрацією, органами самоорганізації населення
- Взаємодія з органами державної влади, районною державною адміністрацією, органами самоорганізації населення, здійснюється керівництвом селищної ради, управліннями, відділами, іншими підрозділами селищної ради по галузях і напрямках на відповідних рівнях.
Порядок взаємодії визначається цим регламентом та Положенням про
управління, відділи, інші виконавчі органи селищної ради.
