Регламент

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Крижопільської селищної ради

у новій редакції

1. Загальні положення

1.1.  Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Крижопільської селищної ради (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Крижопільської селищної ради (далі – виконком або виконавчий комітет) та виконавчих органів Крижопільської селищної ради (далі – виконавчі органи селищної ради), селищного голови, його заступників, старост старостинських округів (далі – старост).

1.2.  Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів селищної ради з питань реалізації повноважень, встановлених Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про доступ до публічної інформації», «Про адміністративну процедуру» та іншими нормативними актами України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому та виконавчих органів селищної ради.

1.3.  Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у цей нормативний документ здійснюється за рішенням виконкому.

1.4.  У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконкому ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.5.  Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників виконавчих органів селищної ради, старост та керівників підприємств, організацій (установ, закладів), що належать до комунальної власності селищної територіальної громади (далі – комунальних підприємств, організацій (установ, закладів). Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причини є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.

2. Повноваження та склад виконавчого комітету селищної ради, виконавчих органів селищної ради. Розподіл обов'язків між селищним головою, заступниками селищного голови, керуючим справами виконкому

2.1.  Виконавчий комітет утворюється селищною радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

2.2.  Кількісний склад виконавчого комітету визначається селищною радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується селищною радою за пропозицією селищного голови.

2.3.  Виконком є виконавчим органом селищної ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

2.4.  Виконавчий комітет:

- розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території Крижопільської селищної територіальної громади підприємствами, установами, організаціями, посадовцями і жителями населених пунктів Крижопільської селищної територіальної громади;

- попередньо розглядає та схвалює проєкти програм соціально-економічного розвитку, цільових програм з інших питань, прогноз бюджету Крижопільської селищної територіальної громади, проєкт бюджету Крижопільської селищної територіальної громади, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд селищної ради в разі необхідності;

- координує діяльність виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, установ, організацій, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

- організовує виконання рішень селищної ради, а також затверджених селищною радою планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету тощо;

- використовує законно дискреційні повноваження, які надані виконавчому комітету, як адміністративному органу згідно із Законом України «Про адміністративну процедуру».

2.5.  До складу виконавчого комітету входять:

- селищний голова;

- секретар селищної ради;

- заступники селищного голови з питань діяльності виконавчих органів ради (далі – заступники селищного голови), керуючий справами виконкому;

- інші члени виконкому, затверджені селищною радою за пропозицією селищного голови з числа керівників виконавчих органів селищної ради, підприємств та установ селищної територіальної громади, старост, представників громадськості, інших осіб.

Внесення змін до складу виконавчого комітету здійснюється за пропозицією селищного голови рішенням селищної ради.

2.6.  Очолює виконавчий комітет селищний голова, який координує діяльність своїх заступників, забезпечує колегіальність в роботі, вдосконалення стилю і методів діяльності виконкому.

2.7.  Селищний голова видає розпорядження про розподіл обов'язків між селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови, керуючим справами виконкому з визначенням:

- їх повноважень і функцій;

- підпорядкованих виконавчих органів селищної ради;

- переліку комунальних підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів селищної ради;

- порядку заміщення селищного голови, його заступників, у разі їх відсутності.

2.8.  У випадку відсутності селищного голови (тимчасова непрацездатність, відпустка тощо) його повноваження виконує секретар селищної ради.

2.9.  Виконавчий комітет не є юридичною особою.

2.10.  На будівлях, де розміщені селищна рада та виконавчі органи селищної ради, піднімається Державний Прапор України.

Перед адмінбудівлею селищної ради поряд з Державним Прапором України піднімається прапор громади та прапор Євросоюзу.

В разі оголошення трауру Державний Прапор України приспускається.

2.11.  Виконавчі органи селищної ради підзвітні та підконтрольні селищній раді і селищному голові. Керівники виконавчих органів селищної ради призначаються на посаду і звільняються з посади селищним головою відповідно до чинного законодавства України.

2.12.  Порядок роботи й повноваження виконавчих органів селищної ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням селищної ради.

Посадові особи виконавчих органів селищної ради, члени виконавчого комітету під час адміністративного провадження уповноважені здійснювати процедурні дії та приймати процедурні рішення, необхідні для розгляду адміністративної справи.

2.13.  Керівники виконавчих органів селищної ради при проведенні перевірок, ревізій представниками органів виконавчої влади, працівниками контролюючих організацій, а також за письмовими зверненнями депутатів, керівників громадських та інших організацій зобов'язані доповісти про їх прибуття, цілі і плани селищному голові, його заступникам (відповідно до питання перевірки) та надати відповідну інформацію керуючому справами виконкому для внесення в журнал реєстрації перевірок.

2.14.  За дорученням селищного голови, письмовими вказівками його заступників керівники виконавчих органів селищної ради надають документи для ознайомлення, перевірки, аналізу представникам органів влади вищого рівня і контролюючих організацій і забезпечують необхідні умови їх роботи.

2.15.  Члени виконавчого комітету мають право звернутися до керівників виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) щодо питань, в межах компетенції виконавчого комітету (план роботи, питання порядку денного, протокольні доручення, розгляд звернень членів виконкому тощо).

2.16.  Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації виконавчого комітету та інших виконавчих органів селищної ради є державна мова України.

3. Планування й організація роботи виконавчого комітету та виконавчих

органів селищної ради

3.1.  Планування роботи є основою організаційного забезпечення виконання власних і делегованих повноважень виконавчого комітету та виконавчих органів селищної ради, одним із основних засобів виконання стратегічного плану розвитку селищної територіальної громади, програми соціально-економічного розвитку, відповідних цільових програм.

3.2.  Діяльність виконавчого комітету селищної ради організовується відповідно до річного плану роботи (в помісячному розрізі).

3.3.  План роботи виконавчого комітету селищної ради розробляються на основі рішень селищної ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень селищного голови і його заступників, пропозицій членів виконавчого комітету, старост, керівників виконавчих органів селищної ради.

3.4.  План роботи виконавчого комітету селищної ради повинен включати:

- перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету селищної ради та які пов'язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку селищної територіальної громади, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;

- перелік проєктів галузевих та комплексних програм, а також питання про хід виконання вже ухвалених галузевих або комплексних програм;

- перелік заходів у сфері міжнародного співробітництва;

- перелік основних заходів місцевого значення на відповідний плановий період.

3.5.  До плану роботи виконавчого комітету в обов'язковому порядку включаються питання:

- про проєкт програми соціально-економічного розвитку селищної територіальної громади, проєкт бюджету селищної територіальної громади та підсумки їх виконання;

- про роботу виконавчих органів селищної ради;

- про роботу комунальних підприємств, організацій (установ, закладів);

- план засідань комісій, комітетів, робочих груп, дорадчих органів, що утворені при виконавчих органах селищної ради (за необхідності).

3.6.  Для підготовки проєкту плану роботи виконавчого комітету селищної ради керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости подають до відділу загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради (далі – загальний відділ) свої пропозиції.

3.7.  Узагальнення пропозицій, формування плану роботи виконкому та узагальнення інформації про його виконання здійснює загальний відділ селищної ради.

3.8.  Загальний відділ готує проєкт рішення виконавчого комітету селищної ради про план роботи виконкому.

3.9.  Проєкт плану роботи заздалегідь розглядається селищним головою, його заступниками, потім доопрацьовується з урахуванням внесених зауважень.

3.10.  План роботи виконавчого комітету на рік затверджується рішенням виконавчого комітету селищної ради в установленому порядку. Проєкт такого рішення вноситься на розгляд виконавчого комітету селищної ради керуючим справами виконкому.

3.11.  Копії рішення про план роботи виконавчого комітету загальний відділ селищної ради направляє селищному голові, його заступникам, членам виконавчого комітету, виконавчим органам селищної ради в електронному вигляді.

3.12.  Контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками селищного голови (відповідно до розподілу обов'язків), секретарем селищної ради та керуючим справами виконкому.

3.13.  Виконавчі органи селищної ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають до загального відділу інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал. Якщо внесене до плану роботи виконкому питання не розглядалось у звітному періоді, керівник виконавчого органу у підсумковій інформації вказує причини зняття цього питання з розгляду або перенесення його на інший термін.

3.14.  Загальний контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконкому, який на вимогу членів виконкому інформує виконавчий комітет про виконання плану за минулий період.

3.15.  З метою організації ефективної роботи, реалізації цільових програм, виконання плану роботи виконкому селищної ради, досягнення встановлених цілей, прийняття ефективних управлінських рішень та аналізу діяльності працівників виконавчі органи селищної ради складають плани роботи на відповідний період.

3.16.  Плани роботи виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, виходячи з принципів виробничої необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу приймає його керівник. Плани роботи виконавчих органів повинні бути узгодженими з планом роботи виконавчого комітету селищної ради.

3.17.  Плани роботи виконавчих органів селищної ради узгоджуються з секретарем селищної ради, заступниками селищного голови відповідно до розподілу обов'язків та включають такі розділи:

- виконання рішень виконкому, селищної ради та розпоряджень селищного голови;

- організація нарад, семінарів, навчань або участь у них;

- організація засідання комісій або участь у них;

- виконання основних завдань, участь у заходах;

- робота над проєктами та програмами;

- підготовка регуляторних актів;

- заходи щодо реалізації та виконання цілей і завдань виконавчого органу тощо.

3.18. План роботи виконавчого органу селищної ради повинен мати таку структуру: зміст заходу (завдання), термін виконання, відповідальні за організацію та виконання завдань.

3.19.  У встановлений керівником виконавчого органу спосіб відповідальні особи звітують (подають інформацію) про виконання завдань.

3.20.  Керівники виконавчих органів селищної ради несуть відповідальність за виконання планів роботи.

3.21.  Виконавчі органи селищної ради зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.

3.22.   Відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради на підставі плану роботи анонсує відповідні заходи на офіційному вебсайті селищної ради.

4.  Порядок підготовки та проведення засідань

виконавчого комітету селищної ради

4.1.  Засідання виконавчого комітету селищної ради є основною організаційно-правовою формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання.

4.2.  Скликає засідання виконавчого комітету селищної ради селищний голова відповідно до свого розпорядження або секретар селищної ради, виконуючий його повноваження.

4.3.  Засідання виконавчого комітету селищної ради проводяться один раз на місяць – згідно з планом роботи. 

Підготовка засідань виконкому

4.4.  Підготовку засідань організовують керуючий справами виконкому та загальний відділ.

4.5.  В підготовці питань на засідання виконавчого комітету беруть участь виконавчі органи селищної ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади), члени виконавчого комітету.

4.6.  Загальний відділ селищної ради контролює дотримання процедури погодження проєкту рішення, встановленої Регламентом.

4.7.  До підготовки питань виконавчий комітет, інші виконавчі органи селищної ради можуть залучати профільних фахівців.

4.8.  З метою попереднього вивчення питань можуть бути організовані виїзди членів виконкому на окремі комунальні підприємства, організації (установи, заклади).

Порядок денний

4.9.  Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.

4.10.  Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за 2 дні до засідання загальним відділом під керівництвом керуючого справами виконкому.

4.11.  Проєкт порядку денного включає питання, з яких у загальний відділ подані проєкти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту, в тому числі:

- питання з плану роботи виконкому;

- питання, розгляд яких витікає з актів органів виконавчої влади, прийнятих після затвердження плану;

- питання про хід виконання рішень селищної ради, виконкому, органів виконавчої влади;

- питання, включення яких до порядку денного викликане необхідністю;

- питання щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб тощо.

4.12.  Проєкт порядку денного засідання та проєкти рішень виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному вебсайті селищної ради. 

4.13.  Загальний відділ формує та надсилає на електронну пошту членам виконавчого комітету за два дні до засідання матеріали, що включені до проєкту порядку денного та проєкти рішень виконкому.

Учасники засідання

4.14.  Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання виконкому здійснює загальний відділ.

4.15.  Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за один день до засідання виконкому) інформують загальний відділ про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.

4.16.  Загальний відділ інформує секретаря селищної ради, керуючого справами виконкому про участь членів виконавчого комітету у засіданні.

4.17.  Засідання виконавчого комітету селищної ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

4.18.  Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито, крім розгляду проєктів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.19.  Засідання виконавчого комітету селищної ради веде селищний голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – секретар селищної ради, який виконує його повноваження.

4.20.  Участь членів виконавчого комітету у засіданні визначається в результаті реєстрації за допомогою електронної системи голосування та персональних карток. 

4.21.  Персональні картки закріплюються за членами виконавчого комітету під підпис.

4.22.  Персональні картки зберігаються в загальному відділі та видаються членам виконавчого комітету на час проведення засідання. Члени виконавчого комітету використовують персональні картки лише для особистого голосування. В разі виходу персональної картки з ладу член виконавчого комітету голосує із застосуванням резервної картки, що видається йому працівником загального відділу. У випадках, коли член виконавчого комітету залишає зал під час засідання, він особисто здає свою картку працівнику загального відділу.

4.23.  На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутніми депутати обласної, районної та селищної рад, народні депутати України, представники акредитованих медіа, а також запрошені керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, установ і організацій, громадяни згідно з Регламентом.

4.24.  Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету, складається керівником виконавчого органу, відповідального за підготовку питання порядку денного, узгоджується із заступником селищного голови (відповідно до розподілу обов’язків) і передається в загальний відділ.

4.25.  Інформування запрошених (згідно зі списком) здійснюють виконавчі органи селищної ради, що готували проєкти рішень та складали список запрошених, в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, телефоном, електронною поштою).

4.26.  Ознайомлення з проєктами рішень запрошених осіб до початку засідання забезпечують керівники виконавчих органів селищної ради, які готують питання на засідання виконкому.

Проведення засідання виконкому

4.27.  Головуючий на засіданні виконкому:

- веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

- надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує чергового доповідача;

- вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до порядку денного та проєктів рішень;

- вносить на голосування порядок денний та проєкти рішень (за основу та в цілому);

- оголошує результати голосування з врахуванням показів електронної системи (рішення прийнято; рішення не прийнято);

- забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні.

4.28.  Члени виконкому на засіданні виконавчого комітету:

- вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;

- можуть вимагати від доповідачів додаткових роз'яснень з питань порядку денного та проєктів рішень;

- беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;

- у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;

- вносять пропозиції про зміни і доповнення до проєктів рішень або про їх доопрацювання.

4.29.  Проєкт порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування. 

4.30.  Зміни та доповнення до проєкту порядку денного за наявності відповідних погоджених проєктів рішень, крім питань у розділі «Різне», ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.

4.31.  Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконкому до проєкту порядку денного, стосуються, як правило, важливих політичних подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, інших випадків. 

4.32.  Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.

4.33.  Після розгляду основних питань порядку денного чергового засідання членам виконавчого комітету надається право виступити у розділі «Різне». Головуючий на засіданні може особисто дати роз’яснення або доручити надати відповідь відповідному фахівцю.

4.34.  Рішення з питань розділу «Різне» не приймаються, але може бути дане протокольне доручення селищним головою.

4.35.  Ухвалення рішень виконавчого комітету здійснюється шляхом поіменного голосування членів виконавчого комітету, із застосуванням персональних карток та електронної системи, що фіксує кількість членів виконавчого комітету, які голосували «за», «проти», «утримались», «не голосували», та визначає результат голосування щодо кожного проєкту рішення чи процедурного питання. 

4.36.  У випадках технічної неможливості застосувати електронну систему реєстрація та голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища члена виконкому. 

4.37.  Під час розгляду питань та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом, ведеться онлайн трансляція, яка зберігається та архівується на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради.

4.38.  На засіданні виконкому встановлюється така тривалість виступів:

- на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова) – не більше 10 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконкому);

- для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 5 хвилин;

- для співдоповіді з питань порядку денного – до 3 хвилин;

- для оголошення запитань – до 1 хвилини;

- для відповіді на запитання – до 2 хвилин;

- для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова – до 2 хвилин.

4.39.  З питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, доповідають керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також члени виконавчого комітету, депутати селищної ради, які внесли відповідні проєкти рішень на його розгляд. 

4.40.  Із співдоповідями можуть виступати заступники селищного голови відповідно до розподілу обов’язків, старости, керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, установ, організацій, запрошені на засідання виконкому для розгляду питання.

4.41.  Запис на виступ і для запитань проводиться шляхом підняття рук.

4.42.  Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово (відповідно до записів) для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для виступів з обговорюваного питання.

4.43.  Присутнім на засіданні виконавчого комітету керівникам виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, установ, організацій під час розгляду питань, що стосуються їх діяльності, головуючий може надати слово для запитань, виступу по суті питання, а також пропозицій:

- про зміни і доповнення до проєктів рішень або про їх доопрацювання;

- про перенесення (у виняткових випадках) обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально утвореною комісією.

4.44.  На прохання громадян, присутніх на засіданні виконавчого комітету під час розгляду питань порядку денного, що не містять інформації з обмеженим доступом, їм може бути надане слово для оголошення запитань чи виступу по суті питання більшістю членів виконавчого комітету, шляхом голосування.

4.45.  Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, публічні заклики до насилля, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За вимогою головуючого може бути ухвалене рішення про неможливість подальшої участі в засіданні порушників Регламенту та обов’язкове залишення ними зали засідань.

Особливості позачергових засідань

4.46.  В разі необхідності селищний голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому. 

4.47.  Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень здійснюється за день, а може здійснюватися в день проведення засідання.

Організаційно-технічне забезпечення

4.48. Відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради забезпечує: 

- функціонування електронної системи голосування членів виконавчого комітету селищної ради;

- трансляцію відеопрезентацій до проєктів рішень виконавчого комітету;

- відеотрансляцію та відеозапис розгляду питань на відкритих засіданнях виконавчого комітету та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом;

- проведення відеоконференцій засідань виконавчого комітету;

- розміщення на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради відеозаписів відкритих засідань виконавчого комітету та результатів поіменного голосування членів виконкому щодо кожного з проєктів рішень.

Особливості організації та проведення засідань виконавчого комітету селищної ради в умовах карантину, надзвичайних ситуацій,

надзвичайного або воєнного стану

4.49.  В умовах запровадження карантину, надзвичайної ситуації, надзвичайного або воєнного стану, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення, та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України, або окремих територіях засідання виконавчого комітету селищної ради можуть проводитися в режимі відеоконференції або аудіоконференції (дистанційне засідання). Організація дистанційних засідань та технічне забезпечення покладається на загальний відділ та відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

4.50.  Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати: 

- можливість реалізації прав членів виконавчого комітету; 

- ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні виконавчого комітету;

- встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

4.51.  Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища члена виконкому. 

4.52.  Розпорядження про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного. Розпорядження про дистанційне засідання розміщується на офіційному вебсайті селищної ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів рішень на офіційну електронну адресу кожного члена виконавчого комітету. 

4.53.  Перед відкриттям засідання в режимі відеоконференції проводиться фіксація участі членів виконкому, які в режимі відеоконференції приєдналися до засідання. Головуючий повідомляє про результати голосового підтвердження участі членів виконавчого комітету селищної ради.

4.54.  Після завершення голосування всіма членами виконавчого комітету селищної ради, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції, головуючий оголошує результати голосування з врахуванням результатів голосування за проєкт рішення (рішення прийнято; рішення не прийнято).

4.55.  Результати голосування розміщуються на офіційному вебсайті селищної ради.

4.56.  Тривалість проведення засідань виконкому відповідно до технічних вимог відеоконференції становить не більше 1 (однієї) годин. 

4.57.  Персональну відповідальність за підключення до відеоконференції несе член виконавчого комітету селищної ради.

4.58.  У період дії воєнного стану, з метою безпеки учасників засідання, пряма трансляція не проводиться, відеозапис засідання розміщується на офіційному вебсайті селищної ради в день проведення засідання виконавчого комітету.

4.59.  Відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради здійснює архівне зберігання відеотрансляцій засідань виконавчого комітету на зовнішніх носіях інформації. Термін зберігання відеотрансляцій один рік від дати проведення засідання виконавчого комітету.

5.  Порядок підготовки, погодження, ухвалення рішень виконавчого комітету.

Порядок підготовки електронних проєктів рішень

5.1.  Цільова спрямованість проєктів рішень виконавчого комітету визначається планами роботи виконкому, рішеннями органів виконавчої влади, дорученнями селищного голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.

5.2.  Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету проєктів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності». 

5.3.  Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у селищній раді покладено на відділ економічного, регіонального та агропромислового розвитку виконавчого комітету селищної ради.

5.4.  Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу селищної ради – розробника проєкту рішення.

5.5.  Відповідальним за підготовку проєкту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є той виконавчий орган, до компетенції якого належить відповідне питання, а контрольні функції покладаються на заступника селищного голови відповідно до розподілу обов'язків.

5.6.  Проєкти рішень виконкому готуються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів рішень несуть керівники виконавчих органів селищної ради, заступники селищного голови, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.

5.7.  Проєкт рішення виконкому повинен містити:

- посилання на норми чинного законодавства;

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень юридичних і фізичних осіб тощо);

- джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);

- інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше (за потребою);

- коментар (за потребою);

- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

- прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;

- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

- запис щодо втрати чинності, скасування виданих раніше документів з цього питання чи внесення до рішення змін, доповнень; в проєкті рішення про зміну, доповнення, втрату чинності чи скасування раніше прийнятого рішення зазначається, яких саме пунктів це стосується;

- прізвище та телефон виконавця;

- всі необхідні візи – погодження.

5.8.  Проєкти рішень повинні містити вичерпну оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей.

5.9.  В проєктах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.

5.10.  До проєктів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу селищної ради з вказанням причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.

5.11.  У разі виконання раніше ухвалених рішень до проєкту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.

5.12.  В проєктах рішень виконавчого комітету селищної ради з найбільш важливих питань життєдіяльності селищної територіальної громади, про тарифи на житлово-комунальні послуги, вартість проїзду в транспорті та в проєктах рішень виконкому, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості через медіа та розміщення на офіційному вебсайті селищної ради.

5.13.  До проєкту рішення додаються передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, а за необхідності – висновки відповідної комісії селищної ради чи виконкому. 

5.14.  До проєктів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, можуть додаватися копії відповідних нормативних актів.

5.15.  До проєкту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень можуть додаватися копії відповідних рішень.

5.16.  Головний розробник готує пояснювальну (аналітичну) записку до проєкту рішення, що повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали тощо. 

5.17.  Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

5.18.  Подання пояснювальних записок до проєктів нормативних та регуляторних актів є обов'язковим.

5.19.  Дозволяється не додавати пояснювальні записки до проєктів рішень, що стосуються розгляду звернень окремих юридичних та фізичних осіб, зокрема, з питань захисту прав дітей, розміщення засобів зовнішньої реклами на території селищної територіальної громади, з питань квартирного обліку, надання допомоги на поховання та ін.

Погодження та оприлюднення проєктів рішень

5.20.  Термін перебування проєкту рішення на погодженні в кожної посадової особи не повинен перевищувати одного робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – двох робочих днів.

5.21.  Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проєктів рішень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання. 

5.22.  Загальний відділ розміщує проєкти рішень, що підлягають оприлюдненню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», з питань, включених до порядку денного засідання виконкому, на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради.

5.23.  Проєкти рішень нормативно-правового характеру (в тому числі з питань встановлення тарифів на водопостачання та водовідведення, а також на комунальні послуги) оприлюднюються загальним відділом за поданням розробників відповідних проєктів не пізніше як за 2 робочих дні до дати розгляду на засіданні виконкому з метою їх прийняття.

5.24.  Проєкти рішень з питань регуляторної політики оприлюднюються розробниками не пізніше як за 30 календарних днів до дати розгляду на засіданні виконкому.

5.25.  Інформація про оприлюднення вказується в пояснювальній записці до відповідних проєктів рішень.

5.26.  Питання, з яких погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.

Ухвалення та оприлюднення рішень

5.27.  Усі рішення виконавчого комітету (в тому числі, з процедурних питань) ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

5.28.  Після доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проєкту рішення.

Головуючий на засіданні може об’єднати обговорення та голосування кількох пов’язаних між собою питань порядку денного засідання в блоки. Якщо з цього приводу виникають заперечення членів виконавчого комітету, то об’єднання питань не дозволяється.

5.29.  Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:

- в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;

- після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;

- проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.

5.30.  Якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проєкт рішення ставиться на голосування відразу за основу та в цілому.

5.31.  Головуючий на засіданні може відмовити ініціатору пропозиції поставити на голосування запропонований текст, якщо він сформульований нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті відхилений попередньо виконкомом текст.

У разі необхідності встановлення та/або додаткового вивчення обставин справи під час розгляду відповідного проєкту рішення на засіданні виконавчого комітету можуть надаватися окремі доручення щодо додаткового опрацювання відповідного питання.

5.32.  За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету проєкт рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування.

5.33.  У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.

5.34.  У разі незгоди селищного голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд селищної ради.

5.35.  Селищний голова підписує рішення, ухвалені на засіданні виконкому.

5.36. Рішення набирає чинності з моменту його прийняття та підписання, якщо виконавчий комітет або чинне законодавство не встановлюють іншого терміну введення його у дію.

5.37.  Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в рішенні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради або в інший визначений в рішенні спосіб.

5.38.  Регуляторні акти виконавчого комітету оприлюднюються у порядку, визначеному Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

5.39.  Окремі ухвалені виконкомом рішення, з врахуванням внесених змін та доповнень, доопрацьовуються розробниками спільно із загальним відділом впродовж трьох робочих днів (крім випадків, коли виконкомом встановлено інший термін), погоджуються відповідно до Регламенту, здаються в загальний відділ, який подає рішення на підпис селищному голові.

5.40.  Підписані в паперовій формі селищним головою рішення надходять до загального відділу, де реєструються – вказується дата прийняття рішення та присвоюється номер.

5.41.  Загальний відділ впродовж десяти робочих днів після прийняття рішень надає їх виконавчим органам селищної ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів, в паперовому вигляді.

5.42.  Розробники проєктів впродовж двох робочих днів після отримання рішень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються рішення (виконавчих органів селищної ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності).

5.43.  Паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання заявникам та виконавцям рішень після їх ухвалення, завіряються печаткою загального відділу та надаються виконавчому органу селищної ради – розробнику документа.

5.44.  Копії рішень щодо затвердження висновку служби у справах дітей про підтвердження місця проживання дітей для тимчасового виїзду за межі України з відміткою про набрання законної сили рішення видаються службі у справах дітей на підставі письмової довідки, про те, що рішення не оскаржено впродовж десяти робочих днів з дня його прийняття.

5.45.  Виконавчі органи селищної ради – розробники проєктів рішень видають (надсилають) копії ухваленого рішення замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв'язку, через адміністраторів тощо).

5.46.  Загальний відділ не пізніше десяти робочих днів з дня засідання виконкому оприлюднює відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради рішення виконкому.

Фіксування засідання виконавчого комітету

5.47.  Засідання виконкому протоколюються, ведеться аудіозапис та відеозапис. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу, аудіозапис та відеозапис – працівники відділу цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

5.48.  Загальний відділ впродовж 10 робочих днів після засідання виконкому оформлює протокол засідання. В протоколі вказується:

- номер протоколу;

- дата засідання;

- перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;

- перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;

- порядок денний, перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (прийнято; кількість голосів за проєкт рішення, проти, утримались, не голосували, відсутні; не прийнято), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;

- протокольні доручення за результатами обговорення окремих питань.

5.49.  Протоколи засідань виконкому підписує селищний голова або виконуючий його повноваження, та керуючий справами виконкому.

5.50.  Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії протоколів засідань виконкому та витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу.

5.51.  Протоколи засідань виконавчого комітету селищної ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі впродовж двох років, після чого передаються до архівної установи.

5.52.  Протоколи засідань виконкому оприлюднюються на офіційному вебсайті селищної ради в розділі «Документи».

5.53.  Результати голосувань засідань виконавчого комітету розміщуються та зберігаються на вебсайті селищної ради в розділі «Документи». 

5.54.  Відеотрансляції зберігаються на офіційному вебсайті селищної ради в розділі «Документи».

6.  Порядок підготовки розпоряджень селищного голови з питань основної діяльності селищної ради та її виконавчих органів. Порядок підготовки

електронного проєкту розпорядження

6.1.  Селищний голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством.

6.2.  Розпорядження селищного голови, прийняті в межах наданих йому повноважень, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території селищної територіальної громади органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами.

6.3.  Проєкти розпоряджень готують виконавчі органи селищної ради під контролем заступників селищного голови. У разі, коли розроблення проєкту розпорядження доручено кільком виконавцям, головним розробником є виконавець, зазначений першим у резолюції, інші – сприяють головному розробнику та надають відповідну інформацію.

6.4.  Підготовка проєктів розпоряджень селищного голови, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

6.5.  Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у селищній раді покладено на відділ економічного, регіонального та агропромислового розвитку виконавчого комітету селищної ради.

Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу селищної ради – розробника проєкту розпорядження.

6.6.  Проєкти розпоряджень селищного голови складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства.

6.7.  Розробник готує пояснювальну (аналітичну) записку до проєкту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження.

6.8.  До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо).

6.9.  Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

6.10.  Подання пояснювальної записки до проєктів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов'язковим. 

6.11.  Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень до раніше виданого розпорядження, наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни. Крім того, може додаватися копія розпорядження, до якого вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.

6.12.  У випадку підготовки розпорядження селищного голови на виконання розпорядження начальника обласної військової адміністрації або інших документів вищих органів влади до проєкту розпорядження додається копія відповідного документа.

6.13.  У випадку підготовки проєктів розпоряджень з питань, які діють періодично впродовж року, півріччя, раніше видане розпорядження з таких же питань знімається з контролю або вказується, що воно втратило чинність.

6.14.  В проєктах розпоряджень селищного голови з найбільш важливих питань життєдіяльності селищної територіальної громади, відзначення державних свят розробник передбачає пункт про доведення розпорядження до відома громадськості через медіа та розміщення на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради.

6.15.  Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів розпоряджень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів селищної ради, заступники селищного голови, які беруть участь у підготовці та погодженні проєктів.

6.16.  Посадові особи, які готують проєкти розпоряджень, зобов'язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами.

6.17.  З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) тощо.

6.18.  Розробники проєктів розпоряджень, що є нормативно-правовими актами, розпоряджень, що підлягають обговоренню громадськості відповідно до чинного законодавства, зобов’язані оприлюднити їх не пізніше як за 10 робочих днів до дати затвердження; письмова інформація про оприлюднення додається до відповідних проєктів.

6.19.  Термін розгляду та погодження проєкту розпорядження кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня.

6.20.  Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проєктів розпоряджень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення, порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.

6.21. Відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради опрацьовує поданий проєкт розпорядження, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов'язані з приведенням проєкту розпорядження у відповідність до вимог чинного законодавства України, а також, у разі потреби, редагує проєкт розпорядження.

6.22. Відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради під час проведення правової експертизи:

- перевіряє проєкт розпорядження на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;

- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;

- перевіряє проєкт розпорядження на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів селищної ради, заступниками селищного голови.

6.23.  Погодження проєкту розпорядження оформляється на роздрукованому проєкті зі зворотної сторони проєкту.

Реєстрація та оприлюднення розпоряджень

6.24.  Розпорядження набирає чинності після його підписання селищним головою (або виконуючим його обов’язки) та реєстрації в загальному відділі.

6.25.  Розпорядження селищного голови нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в розпорядженні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Розпорядження селищного голови нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради або в інший визначений в розпорядженні спосіб.

6.26.  Загальний відділ реєструє підписані розпорядження селищного голови таким чином: проставляється дата реєстрації та порядковий номер розпорядження (нумерація ведеться з початку поточного року).

6.27.  Загальний відділ після реєстрації надсилає розпорядження виконавчим органам селищної ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів.

6.28.  Розробники проєктів впродовж двох робочих днів після отримання розпоряджень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються розпорядження (виконавчих органів селищної ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності, старост).

6.29.  Паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання замовникам (фізичним та юридичним особам) та виконавцям, завіряються печаткою загального відділу та надаються виконавчому органу селищної ради – розробнику документа.

6.30.  Виконавчі органи селищної ради – розробники проєктів розпоряджень видають (надсилають) копії підписаного розпорядження замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв'язку, через адміністраторів тощо).

6.31.  Загальний відділ не пізніше десяти робочих днів з дня реєстрації оприлюднює відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради електронні версії розпоряджень селищного голови.

6.32. Відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради доводить розпорядження селищного голови з найбільш важливих питань життєдіяльності селищної територіальної громади до відома громадськості через медіа.

6.33.  Оригінали розпоряджень селищного голови зберігаються в загальному відділі два роки, після чого здаються до архівної установи.

7. Організація роботи зі службовими документами

7.1.  Робота зі службовими документами у виконавчих органах селищної ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ, із застосуванням системи електронного документообігу.

7.2.  Загальний відділ здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідних документів від юридичних осіб, адресованих селищній раді, та реєстрацію вихідних документів.

7.3.  Листи, адресовані селищному голові, секретарю селищної ради та заступникам селищного голови мають бути підписані старостою, керівником виконавчого органу селищної ради, комунального підприємства та організації (установи, закладу) або особою, яка виконує його обов’язки, в окремих випадках (тимчасова непрацездатність, відпустка тощо) – заступником керівника, відповідно до повноважень. 

7.4.  Службові документи, що надходять у селищну раду, реєструються загальним відділом.

7.5.  Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов'язкові, додаткові та, в разі потреби, інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції. 

7.6.  Оригінали документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, після реєстрації та відповідної резолюції селищного голови загальний відділ передає відділу юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради. 

7.7. Відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради забезпечує:

- виконання, зберігання та архівування переданих йому оригіналів документів, що стосуються претензійно-позовної роботи;

- створення та постійне ведення реєстру судових справ Крижопільської селищної ради.

7.8.  Строки виконання службових документів можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки документів встановлюються законодавством. Індивідуальні строки виконання документів зазначаються в резолюції селищного голови. 

7.9.  Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа.

7.10.  Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки.

7.11.  Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.

7.12.  Співвиконавці подають пропозиції головному виконавцю впродовж першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на документи.

7.13.  Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.

7.14.  У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.  

7.16.  Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, розміщеному в загальному мережевому ресурсі, або автоматично згенерованому системою електронного документообігу селищної ради. 

7.17.  Датою листа є дата його реєстрації.

7.18.  За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.

7.19.  За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

7.20.  Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:

- проєкт електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу селищної ради;

- у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені в систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);

- внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

- внесення до реєстраційно-моніторингової картки індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

- зазначення підрозділу реєстрації відповідно до виду документа;

- зазначення обов'язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

- формулювання проєкту доручення до документа здійснюється в тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців;

- формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.

7.21.  У разі, якщо в тексті службового документа містяться ознаки конфлікту інтересів або корупційних ризиків в діяльності відповідного виконавчого органу селищної ради, в переліку осіб, які погоджують даний документ, зазначається уповноважена особа з питань запобігання корупції.

7.22.  Реєстрація вихідних електронних документів селищної ради здійснюється в автоматизованому режимі після їх підписання (в окремих випадках допускається реєстрація певних видів документів за фактом їх підписання).

7.23.  Загальний відділ перевіряє листи та додану до них інформацію на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, в разі виявлення порушень повертає виконавцю на доопрацювання.

7.24.  Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа.

7.25.  За усною вказівкою селищного голови, заступників селищного голови виконавчі органи селищної ради готують проєкти доручень, спрямованих на виконання окремих, як правило, термінових завдань.

7.26.  Проєкт доручення готується в системі електронного документообігу з дотриманням вимог Інструкції з діловодства, погоджується керівником виконавчого органу селищної ради – розробника проєкту, а в разі підготовки проєкту доручення селищного голови – також погоджується заступником селищного голови відповідно до розподілу обов’язків.

7.27.  Доручення після підписання селищним головою автоматично реєструється в системі електронного документообігу та надсилається виконавчим органам селищної ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), відповідно до запропонованої розробником документа схеми погоджень.

7.28.  Оригінали доручень зберігаються за місцем реєстрації – в загальному відділі, відповідно до Номенклатури справ.

7.29.  Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

7.30.  Відправка (передача) кореспонденції іноземцям здійснюється з дотриманням вимог, зазначених в п. 121-126 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.

8.  Організація контролю за виконанням документів. Завдання і порядок

контролю за виконанням документів

8.1.  Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі законодавчих актів та відповідно до Інструкції з діловодства, із застосуванням системи електронного документообігу.

8.2.  Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в селищній раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

8.3.  Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.4.  Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та терміни їх виконання. 

8.5.  Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

8.6.  Контроль за виконанням документів покладається на секретаря селищної ради, заступників селищного голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів селищної ради, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).

8.7.  Моніторинг виконання постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів обласної ради та облдержадміністрації, районної ради, районної військової адміністрації та інших органів виконавчої влади, доручень селищного голови за результатами щомісячних розширених нарад здійснюють відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради та загальний відділ.

8.8.  Моніторинг виконання службових документів, запитів та звернень народних депутатів України, рішень виконавчого комітету селищної ради та протокольних доручень, оголошених на засіданнях виконкому, розпоряджень селищного голови здійснює загальний відділ.

8.9.  Моніторинг виконання окремих письмових доручень селищного голови, заступників селищного голови здійснюють виконавчі органи селищної ради, які підготували проєкт доручення.

8.10.  Моніторинг виконання документів у виконавчих органах селищної ради здійснює працівник, призначений відповідальним за контроль наказом керівника.

8.11.  Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є головний виконавець, який визначений електронною резолюцією керівника.

8.12.  Строки виконання документів встановлюються відповідно до нормативно-правових актів, розділу 7 цього Регламенту, вказуються в розпорядчих документах або в резолюції керівника.

Організація моніторингу виконання документів

8.13.  Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу селищної ради на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки. 

8.14.  Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

8.15.  Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

8.16.  Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в селищній раді, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки під час реєстрації вхідного документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.

8.17.  Строки виконання внутрішніх документів зазначаються розробником проєкту документа після його підписання або встановлюються у резолюції керівника. Моніторинг стану виконання внутрішніх документів здійснює відповідальна особа виконавчого органу, в якому зареєстрований документ.

8.18.  Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

8.19.  Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки вноситься відмітка про завершення його виконання. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

8.21.  Моніторинг виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, протоколів засідань виконавчого комітету, що містять завдання та термін виконання, здійснює загальний відділ.

8.22.  Виконавець вносить до реєстраційно-моніториногової картки інформацію про виконання завдання, на підставі якої селищний голова знімає документ з контролю.

9. Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради

9.1. Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради, її виконавчого комітету та виконавчих органів селищної ради в межах визначеного переліку публічних, в тому числі адміністративних, послуг здійснюється Центром надання адміністративних послуг.

Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради, її виконавчого комітету та виконавчих органів селищної ради щодо особистих питань, скарг, пропозицій, листування із юридичними особами, органами влади та місцевого самоврядування, організації особистого прийому керівників селищної ради та її виконавчих органів здійснюється загальним відділом.

9.2. Обслуговування суб’єктів звернення селищної ради здійснюється з дотриманням гендерної культури, гендерної рівності, професійної етики, засад соціальної відповідальності. Не допускається будь якого упередженого ставлення на підставі ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, віку, місця проживання, етнічного та соціального статусу, інвалідності, сімейного та майнового стану, гендерної ідентичності, або інших ознак.

10.  Організація роботи із запитами на інформацію

10.1.  Організація розгляду запитів, адресованих селищному голові стосовно діяльності селищної ради та її виконавчих органів, покладається на загальний відділ.

10.2.  Організація розгляду запитів, що надходять до керівників виконавчих органів селищної ради, забезпечується відповідальними посадовими особами з питань доступу до публічної інформації виконавчих органів. 

10.3.  Запити, адресовані старостам, розглядаються безпосередньо старостами.

10.4.  Діловодство запитів на інформацію у виконавчих органах селищної ради ведеться окремо від загального діловодства, що забезпечує доступ громадян до публічної інформації, розпорядником якої є Крижопільська селищна рада.

10.5.  Усі запити, що надійшли до селищної ради та її виконавчих органів поштою, електронною поштою, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням єдиного режиму роботи, затвердженого цим Регламентом. 

10.6.  Відповідь на запит готується впродовж п’яти робочих днів з дня його отримання за підписом керівника, який наклав резолюцію. Інформація на запит надається у спосіб, визначений запитувачем (електронною поштою, поштою тощо). Відправку відповідей запитувачам забезпечує відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації.

10.7.  У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, може бути продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження та повідомленням запитувача про таке рішення не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту у спосіб, зазначений у запиті.

10.8.  Інформація на запити надається безкоштовно: 

- особі у разі надання інформації про неї; 

- запитувачу інформації, що становить суспільний інтерес.

10.9.  Відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання або друк документів здійснюється у разі виготовлення більш як 10 сторінок запитуваних документів. Для оплати копій документів запитувачу інформації надається рахунок з вказаними реквізитами одержувача коштів, кількості, ціни і загальної вартості оплачуваних копій. Рахунок оформляє відділ бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради.

10.10.  Запитувачу може бути відмовлено або відстрочено в задоволенні запиту, а також запит може бути перенаправлено належному розпоряднику інформації. Відповідь запитувачу інформації про те, що інформація може бути одержана із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

10.11.  Відмова або відстрочка в задоволенні запиту, а також його перенаправлення належному розпоряднику інформації, здійснюються відповідно до положень ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» та доводяться до відома запитувача в письмовій формі та у спосіб, вказаний у запиті (електронною поштою, поштою тощо), не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. 

11. Організація роботи зі зверненнями громадян

11.1.  Організація роботи зі зверненнями громадян у селищній раді покладається на відділ загального та організаційного забезпечення апарату селищної ради, у виконавчих органах, комунальних підприємствах, організаціях (установах, закладах) – на відповідальних працівників, у старостинських округах – на старост.

11.2.  Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах селищної ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до порядку розгляду письмових і усних звернень громадян у Крижопільській селищній раді.

11.3.  Усі звернення громадян (фізичних осіб), адресовані селищному голові, реєструються у загальному відділі, а звернення, адресовані старостам, керівникам виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), реєструються безпосередньо у них.

11.4.  Зареєстровані звернення в день надходження передаються селищному голові, секретарю селищної ради, заступникам селищного голови та керуючому справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

11.5.  Селищний голова, секретар селищної ради, заступники селищного голови та керуючий справами виконкому розглядають звернення, у разі потреби доручають в резолюції виконавцю провести розгляд звернення з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги або обґрунтованого звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись впродовж одного робочого дня з дня отримання його на розгляд.

11.6.  За зверненнями громадян, в яких порушене питання не належить до повноважень виконавчих органів селищної ради, селищний голова, секретар селищної ради, заступники селищного голови та керуючий справами виконкому можуть дати такі доручення:

- визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і підготувати відповідь-роз’яснення заявнику (в таких випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться);

- направити звернення на розгляд за належністю на підставі п. 3 ст. 7 Закону України «Про звернення громадян»;

- під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до повноважень якого належить вирішення питання по суті, підготувати проєкт листа про припинення листування на підставі п.п. 2, 3 ст. 8 Закону України «Про звернення громадян».

11.7.  Після розгляду селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови, керуючим справами виконкому та накладення резолюції звернення скеровуються виконавцям через систему електронного документообігу. 

11.8.  Контроль за розглядом звернень громадян та виконанням доручень керівництва селищної ради за зверненнями покладається на старост, керівників виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) тощо.

11.9.  Загальний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює загальний відділ в системі електронного документообігу. 

11.10.  Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, старости, виконавчі органи селищної ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади) готують проєкти відповідей авторам звернень. 

11.11.  В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції селищного голови, секретаря селищної ради, заступників селищного голови, керуючого справами виконкому, старости, керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) надають відповіді на звернення громадян за власним підписом.

11.12.  Звернення, в якому порушені питання не належать до повноважень виконавчих органів селищної ради, в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до повноважень старост, виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) – відповідь з питань у межах компетенції надається громадянину в установленому порядку, а щодо питань, які підлягають вирішенню в інших органах виконавчої влади, при наданні відповіді на звернення роз’яснюється порядок їх вирішення.

Організація особистого прийому громадян

11.13.  Особистий прийом громадян у Крижопільській селищній раді здійснюється селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови, керуючим справами виконкому, старостами, керівниками виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) із урахуванням обмежень і вимог щодо запобігання та врегулювання конфлікту інтересів, встановлених розділом 5 Закону України «Про запобігання корупції».

11.14.  Особистий прийом громадян керівництвом селищної ради, її виконавчих органів та старостами здійснюється згідно з графіком, який затверджується розпорядженням селищного голови, керівниками комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – із графіками, затвердженими відповідними наказами.

11.15.  Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному вебсайті селищної ради, у приміщеннях, де здійснюють повноваження старости, у приміщеннях виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) в доступних для вільного огляду місцях, оприлюднюється через медіа.

11.16.  Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях,  передбачених затвердженим графіком прийому.

11.17.  Попередній прийом громадян у селищній раді в робочі дні проводиться працівниками загального відділу впродовж робочого дня.

11.18.  За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і пропонується зустріч з іншим керівником, до повноважень якого належить вирішення порушеного питання.

11.19.  У разі відмови від такої зустрічі, громадянам пропонується залишити письмове звернення, яке подається на розгляд керівництву.

11.20.  Особистий прийом селищного голови проводиться тільки за попереднім записом та за умови розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками селищного голови та секретарем селищної ради відповідно до розподілу обов’язків.

11.21.  Попередній запис на особистий прийом здійснюється відповідальною особою загального відділу. Запис проводиться у реєстраційно-контрольній картці, яка заповнюється на підставі письмового чи усного звернення.

11.22.  В реєстраційно-контрольній картці вказується:

- прізвище, ім’я та по батькові заявника, місце проживання, контактний телефон, соціальний стан;

- короткий зміст питання, що порушується у зверненні;

- чи звертався заявник до виконавчих органів селищної ради, до повноважень яких належить вирішення питання, і результат розгляду цього питання, підтверджений відповідними письмовими документами.

11.23. Відповідальна особа загального відділу повідомляє заявнику про день і час особистого прийому селищного голови, секретаря селищної ради, заступників селищного голови, керуючого справами виконкому.

11.24.  Чисельність громадян, записаних на особистий прийом до керівника, визначається з врахуванням середньої тривалості прийому громадян та складності порушених питань і не має бути більшою за 10 осіб на один прийом.

11.25.  Запис на прийом не проводиться за умови звернення: 

- до однієї і тієї ж посадової особи того самого громадянина, якщо на попередньому прийомі порушені питання були вирішені по суті, або надано вичерпні роз’яснення;

- з питання оскарження рішення з порушенням терміну подання оскарження, визначеного статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

- особи, визнаної судом недієздатною;

- у разі, якщо питання не належить до повноважень селищної ради тощо.

11.26.  У разі повторного звернення громадянина відповідальною особою загального відділу вивчаються матеріали справи щодо порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

11.27.  Запис на повторний прийом до селищного голови впродовж календарного року може бути проведено, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті (не задоволено, відмовлено у задоволенні), а заявнику не надано роз’яснень щодо порядку вирішення поставленого питання.

11.28. Відповідальна особа загального відділу забезпечує добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у селищного голови, секретаря селищної ради, заступників селищного голови, керуючого справами виконкому, для чого вони мають право запросити від відповідних виконавчих органів селищної ради документи, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення.

11.29.  У разі потреби селищним головою, секретарем селищної ради, заступниками селищного голови, керуючим справами виконкому, які проводять особистий прийом громадян, відповідальною особою загального відділу до участі в особистому прийомі громадян запрошуються старости, керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), до повноважень яких відноситься вирішення відповідного питання.

11.30.  Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. 

11.31.  Присутність представників медіа під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників.

11.32.  Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

11.33.  Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень селищний голова, секретар селищної ради, заступники селищного голови, керуючий справами виконкому керуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своїх повноважень мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, поінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне роз’яснення по суті піднятих питань.

11.34.  У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавцю в системі електронного документообігу.

11.35.  Звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструється та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових і усних звернень громадян та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Крижопільській селищній раді.

11.36.  Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

11.37.  З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, старости, керівники виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), яким доручено розгляд звернення, зобов’язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом, або, в разі розгляду звернення підприємством, організацією чи установою, незалежно від форм власності, інформувати ту посадову особу, доручення якої виконувалося.

Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян

11.38.  Особисті виїзні прийоми громадян селищним головою, секретарем селищної ради та заступниками селищного голови проводяться згідно із затвердженим графіком. 

11.39.  Дата та місце проведення виїзних прийомів на квартал складається працівниками загального відділу за пропозиціями селищного голови, секретаря селищної ради та заступників селищного голови. 

11.40.  Працівники загального відділу організовують особистий виїзний прийом громадян, а саме:

- попереджують селищного голову, секретаря селищної ради, заступників селищного голови про виїзний прийом громадян з особистих питань (дату, час та місце проведення);

- інформують старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;

- повідомляють відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради про виїзний прийом для доведення інформації до жителів селищної територіальної громади через медіа.

11.41.  Старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють необхідні умови для проведення прийому.

11.42.  Працівники загального відділу забезпечують:

- організацію проведення виїзного прийому;

- реєстрацію, направлення звернень, поданих на особистому виїзному прийомі, старостам, керівникам виконавчих органів селищної ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), до повноважень яких відноситься вирішення порушених питань, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам.

Особливості роботи зі зверненнями виборців

11.43.  Заяви та запити виборців розглядаються Центром надання адміністративних послуг у порядку та строки, визначені статтями 19-21 Закону України «Про Державний реєстр виборців».

11.44.  Звернення в електронній формі надсилається виборцем із використанням мережі «Інтернет» за підписом, прирівняним до власноручного підпису згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги» (кваліфікований електронний підпис), шляхом заповнення виборцем форми з використанням відповідного електронного сервісу, розміщеного на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії. 

11.45.  Звернення виборців в електронній формі обліковуються програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи «Державний реєстр виборців».

11.46.  Подана в паперовій формі заява в день її надходження до Центру надання адміністративних послуг реєструється та обліковується програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи «Державний реєстр виборців».

12. Управління персоналом та проходження служби

в органах місцевого самоврядування

12.1. Організація кадрової роботи

12.1.1. Організація кадрової роботи в апараті та виконавчих органах селищної ради проводиться відповідно до вимог кадрового діловодства з дотриманням чинного законодавства щодо забезпечення рівних прав та можливостей чоловіків і жінок.

12.1.2. Відповідальність за ведення кадрової роботи в апараті та відділах виконавчого комітету покладається на відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради, а у виконавчих органах селищної ради – на відповідальних осіб за ведення кадрової роботи.

12.1.3. На кожного працівника, прийнятого на роботу в апарат селищної ради, відділи виконавчого комітету, та у виконавчі органи селищної ради оформляється особова справа.

12.1.4. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби в органах місцевого самоврядування та професійними досягненнями посадових осіб, у Крижопільській селищній раді проводиться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків.

12.1.5. Призначення на посади керівників комунальних підприємств Крижопільської селищної ради здійснюється селищним головою за контрактною формою трудового договору. Після погодження селищним головою, відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради готує проект розпорядження селищного голови щодо призначення особи на посаду та проект контракту, у якому визначаються права та обов’язки сторін, термін дії контракту, умови матеріального забезпечення, порядок внесення змін до контракту та його припинення. Контракт складається у трьох примірниках і підписується селищним головою. Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Крижопільської селищної територіальної громади, здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством та передбаченому контрактом.

12.2. Повноваження селищного голови в сфері кадрової роботи

12.2.1. Селищний голова відповідно до пунктів 4, 5, 6 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» вносить на розгляд селищної ради пропозиції щодо кандидатури на посаду секретаря селищної ради, пропозиції щодо затвердження кандидатур заступників селищного голови, керуючого справами виконавчого комітету та старост, пропозиції про кількісний і персональний склад виконавчого комітету селищної ради з урахуванням необхідності гендерного балансу, пропозиції щодо структури виконавчих органів селищної ради, апарату ради та її виконавчого комітету.

12.2.2. Селищний голова відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» звільняє з посад заступників селищного голови, керуючого справами виконавчого комітету, призначає на посади та звільняє з посад керівників виконавчих органів, керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Крижопільської селищної територіальної громади (одноособово).

12.2.3. Селищний голова відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» призначає та звільняє інших посадових осіб селищної ради на конкурсній основі відповідно до чинного законодавства.

12.3. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування

12.3.1. Прийняття на посади у виконавчі органи Крижопільської селищної ради, апарат селищної ради та відділи виконавчого комітету здійснюється шляхом призначення селищним головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, визначеною законодавством, за результатами спеціальної перевірки (для певної категорії посад) з дотриманням політики рівності і недискримінації, недопущення упередженого ставлення до кандидатів на підставі ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, віку, місця проживання, етнічного та соціального статусу, інвалідності, сімейного та майнового стану, гендерної ідентичності, або інших ознак. Претендентам, як жінкам так і чоловікам, забезпечуються рівні права та можливості у працевлаштуванні, просуванні по роботі, підвищенні кваліфікації та перепідготовці.

12.3.2. Претенденти, які виявили бажання взяти участь у конкурсі на заміщення вакантних посад, як правило, проходять стажування в управліннях селищної ради.

12.3.3. Прийняття працівників на роботу на посади, які не віднесені до категорій посадових осіб місцевого самоврядування, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до чинного законодавства на підставі строкових чи безстрокових трудових договорів.

12.3.4. Відділ юридичного забезпечення та управління персоналом апарату селищної ради, керівники виконавчих органів Крижопільської селищної ради організовують вивчення ділових та моральних якостей осіб – претендентів на службу в органах місцевого самоврядування.

12.3.5. Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу Посадової особи місцевого самоврядування і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також ознайомлюються з Етичним кодексом посадових осіб Крижопільської селищної ради, Попередженнями про спеціальні обмеження, встановлені законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування», проходять перевірку відповідно до Закону України «Про очищення влади».

12.3.6. Особам, зарахованим на службу в органи місцевого самоврядування, створюються умови праці, які дозволяють жінкам і чоловікам здійснювати трудову діяльність на рівній основі, отримуючи рівну оплату при однаковій кваліфікації та однакових умовах праці.

12.4. Підвищення кваліфікації працівників

12.4.1. З метою підвищення рівня знань та професійної кваліфікації працівників апарату, відділів виконавчого комітету, виконавчих органів селищної ради, постійно проходять навчання у Вінницькому регіональному центрі підвищення кваліфікації, Вищій школі публічного управління НАДС.

12.5. Формування кадрового резерву

12.5.1. У Крижопільській селищній раді формується кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню селищним головою. Кадровий резерв створюється з урахуванням принципу забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків.

12.5.2. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

12.5.3. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб кадрового резерву або посадових осіб місцевого самоврядування, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитись в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах в апараті Крижопільської селищної ради, відділах виконавчого комітету, виконавчих органах селищної ради.

12.5.4. Перевагу при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Поза конкурсом за рішенням селищного голови може здійснюватися просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву або пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

13. Порядок підготовки і проведення нарад

13.1. Організація проведення наради (заходу)

13.1.1. Підготовка нарад (заходів) здійснюється заздалегідь відповідно до плану основних заходів Крижопільської селищної ради на відповідний місяць.

13.1.2. Організація проведення щомісячних нарад у залі засідань селищної ради покладається на загальний відділ.

13.1.3. У разі загрози або виникнення надзвичайної ситуації, а також під час дії надзвичайного або воєнного стану, проведення апаратних нарад може відбуватися у режимі реального часу (онлайн) із застосуванням телекомунікаційних програмно-технічних засобів.

13.1.4. Організацію виїзних нарад за участі селищного голови забезпечують загальний відділ, відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради спільно з профільним заступником селищного голови.

13.1.5. Об’єкти виїзної наради визначаються за тиждень до проведення заходу. Інформація щодо об’єктів виїзної наради формується загальним відділом спільно з профільним заступником селищного голови за два робочих дні до запланованої дати об’їзду.

13.1.6. В інформації зазначається прізвище виконавця, відповідального за її підготовку. У разі надання неповної інформації виконавець повинен оперативно надати додаткові відомості відповідним відділам апарату селищної ради.

13.2. Підготовка порядку денного та матеріалів нарад (заходів)

13.2.1. Підготовка матеріалів для проведення нарад (заходів) покладається на виконавчі органи селищної ради, визначені селищним головою.

13.2.2. Для якісної підготовки наради (заходу) виконавчим органам, які організовують (ініціюють) такі наради (заходи) необхідно:

- сформувати порядок денний наради або сценарний план заходу, попередньо узгодивши його з секретарем селищної ради та профільним заступником селищного голови; - сформувати список запрошених на нараду (захід) та запросити їх, не пізніше ніж за один день до проведення наради (заходу), визначитись щодо запрошення медіа та узгодити ці питання з заступником селищного голови відповідно до повноважень;

- підготувати аналітичні довідки та надати чіткі, стислі пропозиції щодо вирішення поставлених завдань, або виявлених у результаті роботи проблемних моментів;

- погодити підготовлені матеріали з профільним заступником селищного голови.

В окремих випадках, за погодженням із уповноваженою особою за організацію проведення нарад, матеріали можуть бути надані за одну годину до початку наради.

13.3. Реєстрація учасників наради (заходу)

Реєстрація учасників наради (заходу) покладається на виконавчі органи селищної ради, які організовують нараду (захід).

13.4. Протоколювання наради та поширення матеріалів

13.4.1. Нарада (захід) протоколюється працівником виконавчого органу, якого визначає керівник відповідного виконавчого органу, організатором (ініціатором) наради (заходу). Протокол наради оформляється відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим і зберігається у виконавчому органі.

13.4.2. За результатами розгляду питань на нарадах (заходах) можуть видаватись доручення, що оформлюються належним чином, із зазначенням змісту доручення, прізвища виконавця та терміну виконання.

13.4.3. Протокольні доручення селищного голови надсилаються загальному відділу для реєстрації у системі електронного документообігу. Після створення контрольної резолюції селищним головою відбувається автоматична постановка документа на контроль відповідним (визначеним резолюцією) виконавцям.

13.4.4. Інформації про виконання доручень селищного голови надаються через систему електронного документообігу селищному голові у визначені терміни, а щодо термінів, котрі припадають на вихідні дні – в останній робочий день, що передує вихідному.

13.5. Організація інших нарад (заходів)

За аналогічною схемою готуються та проводяться наради (заходи) під головуванням секретаря селищної ради, заступників селищного голови, а також наради (заходи), що проводяться за межами адмінбудівлі селищної ради (виїзні).

13.6. Запрошення на нараду (захід)

13.6.1. Працівники виконавчих органів селищної ради повинні здійснювати постійний контроль інформації про запрошення на наради, поставлені завдання, доручення тощо.

13.7. Підготовка приміщень

Матеріально-технічне забезпечення та підготовка зали засідань для проведення нарад покладається на відділ бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради та відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

13.7.1.  Організація дистанційних розширених нарад та їх технічне забезпечення покладаються на загальний відділ і відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

13.7.2.  Відповідно до розподілу обов’язків секретар селищної ради, заступники селищного голови можуть скликати наради для встановлення завдань, організації та проведення відповідних заходів, оперативного контролю за виконанням планів роботи.

13.7.3.  Організація такої наради, оповіщення її учасників, формування плану проведення та контроль за виконанням встановлених завдань покладається на підрозділ, що відповідає за підготовку наради.

13.7.4.  У разі необхідності, за вказівкою секретаря селищної ради, заступника селищного голови, може вестись протокол наради.

13.7.5.  Протокол наради оформляється відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим.

13.7.6.  Керівники виконавчих органів селищної ради у встановлені дні проводять наради з працівниками підпорядкованих їм структур з питань основної діяльності виконавчого органу, планування та результатів роботи, дотримання трудової дисципліни тощо.

13.7.7.  Визначений керівником працівник виконавчого органу, в разі необхідності, веде протокол наради. Протокол оформляється та зберігається у виконавчому органі відповідно до Інструкції з діловодства та Номенклатури справ.

14.  Організація діяльності робочих органів, що утворюються виконкомом

та селищним головою

14.1.  Виконком та селищний голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проєктів рішень, програм соціально-економічного розвитку селищної територіальної громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, координаційні ради, робочі групи тощо). 

14.2.  До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань, включаються заступники селищного голови, представники виконавчих органів селищної ради, а також депутати селищної ради, члени виконавчого комітету, представники інших органів, не підвідомчих селищній раді, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських об’єднань, науковці та інші фахівці за їх згодою.

14.3. Члени виконавчого комітету, які не є членами робочого органу, мають право брати участь у засіданні з правом дорадчого голосу. 

14.4.  Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

14.5.  Засідання робочого органу скликаються його головою.

14.6.  Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем.

14.7.  З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

14.8.  Керівники виконавчих органів, відповідальні за підготовку проєкту рішення виконавчого комітету, яке попередньо розглядається на засіданні робочого органу, повідомляють, не пізніше ніж за один робочий день, членів виконавчого комітету про порядок денний, час та місце засідання робочого органу (комісії, координаційної ради, робочої групи тощо).

14.9.  Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

14.10.  Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо інше не передбачено положенням про робочий орган. 

14.11.  Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або особа, яка забезпечує здійснення повноважень робочого органу. 

14.12.  Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

15.  Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів

селищної ради

15.1.  Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів селищної ради здійснюється через офіційний вебсайт Крижопільської селищної ради та оприлюднення інформаційних матеріалів у медіа.

15.2.  З метою відкритості та прозорості відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів селищної ради із медіа; організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя селищної територіальної громади. 

15.3.  Керівники виконавчих органів селищної ради та старости:

- з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення у медіа подають необхідні матеріали до відділу цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради за добу до запланованого заходу для розміщення їх на офіційному вебсайті селищної ради; 

- для оперативного розміщення новин на офіційному вебсайті селищної ради після проведення заходу подають до відділу цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради повну, змістовну та об’єктивну інформацію обсягом не більше однієї сторінки формату А4;

- для оприлюднення матеріалів у друкованих медіа надають їх до відділу цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети; 

- готують проєкти вітальних адресів з нагоди державних і професійних свят та подають їх до відділу цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до святкової дати.

15.4.  Виконавчі органи селищної ради відповідно до Положення про офіційний вебсайт Крижопільської селищної ради, затвердженого рішенням селищної ради, розміщують на офіційному вебсайті інформацію про діяльність Крижопільської селищної ради та її виконавчого комітету, а також ухвалені селищною радою та виконавчим комітетом рішення та розпорядження селищного голови, що підлягають оприлюдненню відповідно до чинного законодавства.

15.5.  Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» виконавчі органи селищної ради на офіційному вебсайті зобов’язані розміщувати звіти про роботу виконавчого органу.

16. Організація роботи в локальній комп'ютерній мережі та актуалізація

офіційного вебсайту Крижопільської селищної ради

16.1.  За організацію роботи в локальній комп’ютерній мережі відповідає відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

16.2.  Кожний виконавчий орган має свою папку у розподіленому мережевому ресурсі, яка призначена для збереження загальної для всіх інформації та є засобом внутрішньої комунікації для передачі документів і забезпечує розміщення і постійну актуалізацію та знищення інформації відповідно до розподілу ресурсів та компетенції відповідних виконавчих органів селищної ради.

16.3.  Система електронного документообігу – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизованого виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві селищної ради. 

16.4.  За збереження інформації на локальному комп’ютері відповідає користувач цього комп’ютера.

16.5.  Технічний супровід офіційного вебсайту Крижопільської селищної ради здійснює відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради (співпраця з розробником вебсайту, підтримка користувачів, надання права доступу, створення нових розділів, надання консультацій тощо). 

16.6.  Технічний супровід системи електронного документообігу в селищній раді та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

16.7.  Забезпечення захисту інформації, що обробляється в системі електронного документообігу селищної ради, покладається на відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

16.8.  Виконавчі органи селищної ради забезпечують:

- актуальність, достовірність та оновлення публічної інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних, з визначеною періодичністю оновлення інформації та у відповідних форматах, згідно з рекомендаціями для оприлюднення наборів відкритих даних та Планом дій з реалізації політики відкритих даних у Крижопільській селищній раді та Порядком оприлюднення інформації на офіційному вебсайті Крижопільської селищної ради;

- розміщення та оновлення інформації, що стосується їх діяльності.

16.9. Відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради здійснює оприлюднення відкритих даних та забезпечує подальше їх оновлення на офіційному вебсайті селищної ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.

16.10.  Щоп’ятниці з 16.00 до 18.00 проводяться профілактичні роботи на сервері селищної ради, у цей період можливе відключення мережевих ресурсів.

17.  Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними

та забезпечення їх зберігання

17.1.  Виконавчі органи селищної ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і фірмові бланки встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та штампів виконавчих органів селищної ради погоджуються із профільним заступником селищного голови та виготовлюються самостійно виконавчим органом.

17.2.  Виготовлення та ведення обліку печаток та штампів з найменуванням установи, що використовуються для здійснення повноважень старостами забезпечує загальний відділ у встановленому порядку.

17.3.  Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 09.10.2016 № 736. Відповідальність за зберігання та правильне використання печаток, штампів несуть особи, в посадових інструкціях яких про це зазначено, а старости – згідно з Положенням про старосту.

17.4.  Перевірка обліку печаток, штампів та дотримання правил їх зберігання у виконавчих органах селищної ради здійснюється комісією у складі, що затверджується розпорядженням селищного голови.

18.  Організація використання робочого часу, режим роботи,

матеріально-технічне забезпечення

18.1. В усіх виконавчих органах селищної ради, незалежно від місця їх розташування, встановлюється єдиний режим роботи:

- з понеділка по четвер з 08.00 до 17.00;

- у п'ятницю з 08.00 до 15.45;

- обідня перерва з 12.00 до 12.45. 

18.2.  Для обліку часу працівників, що працюють за змінним графіком роботи та у відділеному місці роботи, застосовується дотримання норми тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні.

18.3.  В адміністративних приміщеннях селищної ради діє система відеонагляду, за функціонування якої відповідає відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

18.4.  Працівники несуть матеріальну відповідальність за збереження та належне використання службового майна та інших матеріальних цінностей.

19.  Особливості врегулювання конфлікту інтересів в діяльності осіб,

які входять до складу виконавчого комітету

19.1. У разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів під час участі у засіданні виконавчого комітету у особи, яка входить до його складу, вона публічно самостійно повідомляє про нього та не бере участі у розгляді, підготовці та прийнятті відповідного рішення виконавчим комітетом. 

19.2. Повідомлення про конфлікт інтересів здійснюється під час засідання виконавчого комітету до початку розгляду питання, у вирішенні якого є приватний інтерес. Інформація про таке повідомлення обов’язково вноситься до протоколу засідання виконавчого комітету. 

19.3. Про наявність у особи, що входить до складу виконавчого комітету, конфлікту інтересів може повідомити також будь-який інший член виконавчого комітету, або учасник засідання, якого безпосередньо стосується питання, що розглядається, про що вноситься відповідний запис до протоколу засідання виконавчого комітету. 

19.4. Якщо неучасть особи, що входить до складу виконавчого комітету, у прийнятті рішення призведе до втрати правомочності цього органу, особа, у якої наявний конфлікт інтересів, бере участь у прийнятті виконавчим комітетом рішення, за умови публічного самостійного повідомлення про конфлікт інтересів під час засідання цього органу.

20. Організація роботи з документами відповідно до

Закону України «Про адміністративну процедуру»

20.1. Закон України «Про адміністративну процедуру» регулює відносини органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, інших суб’єктів, які відповідно до законодавства уповноважені здійснювати функції публічної адміністрації, з фізичними та юридичними особами щодо розгляду і вирішення адміністративних справ шляхом прийняття та виконання адміністративних актів.

20.2. Адміністративний орган – орган виконавчої влади, орган влади Автономної Республіки Крим, орган місцевого самоврядування, їх посадова особа, інший суб’єкт, який відповідно до законодавства уповноважений здійснювати функції публічної адміністрації.

20.3. Документ або юридично значуща дія індивідуального характеру, прийнятий (вчинена) адміністративним органом в межах своєї компетенції для вирішення конкретної справи та спрямований (спрямована) на набуття, зміну, припинення чи реалізацію прав та/або обов’язків окремої особи (осіб) є адміністративним актом.

Реєстрація заяви

20.4. Особа має право в порядку, встановленому Законом України «Про адміністративну процедуру», подати до адміністративного органу заяву з вимогою прийняти адміністративний акт з метою забезпечення реалізації її права, свободи або законного інтересу, виконання нею визначеного законом обов’язку, якщо вважає, що розгляд і виконання такої вимоги належить до компетенції адміністративного органу. Така заява може бути як індивідуальною, так і колективною.

20.5. Вимоги до змісту заяви, скарги, за якою адміністративний орган розпочинає адміністративне провадження, визначаються Законом України «Про адміністративну процедуру».

20.6. Заява реєструється адміністративним органом в день її надходження. Відмова в реєстрації заяви не допускається. 

Залишення заяви без руху

20.7. Якщо заяву подано з порушенням встановлених законодавством вимог, посадова особа адміністративного органу, який розглядає справу, приймає рішення про залишення заяви без руху. Впродовж трьох робочих днів з дня отримання заяви посадова особа адміністративного органу, надсилає заявнику письмове повідомлення про залишення заяви без руху, а в разі особистого звернення із заявою негайно (за можливості) вручає під розписку таке повідомлення особі, яка подала заяву.

У повідомленні про залишення заяви без руху зазначаються виявлені недоліки з посиланням на порушені вимоги законодавства, спосіб та строк усунення недоліків, а також способи, порядок та строки оскарження рішення про залишення заяви без руху.

За клопотанням заявника адміністративний орган може продовжити строк усунення виявлених недоліків.

20.8. Необґрунтоване залишення заяви без руху не допускається.

20.9. У разі усунення виявлених недоліків у строк, встановлений адміністративним органом, заява вважається поданою в день її первинного подання. При цьому строк розгляду справи продовжується на строк залишення заяви без руху.

20.10. Не допускається повторне залишення без руху заяви, в якій усунуто виявлені недоліки, зазначені в повідомленні про залишення заяви без руху.

Надсилання заяви за належністю

20.11. У разі якщо вирішення порушених у заяві питань не належить до компетенції адміністративного органу, що її отримав, заява невідкладно, а за наявності обґрунтованих причин – не пізніше п’яти робочих днів, надсилається за належністю до іншого адміністративного органу для розгляду по суті, про що в той самий день письмово повідомляється заявник. У такому разі днем подання заяви вважається день отримання заяви компетентним адміністративним органом.

Заява, що не підлягає розгляду

20.12. Не підлягає розгляду:

20.12.1 анонімна заява (заява, зі змісту якої неможливо встановити особу заявника);

20.12.2 повторна заява (заява, подана до того самого адміністративного органу тим самим заявником з того самого питання), за умови що попередня заява була вирішена по суті, крім випадку зміни істотних для вирішення справи обставин (умов);

20.12.3 заява, в якій порушено питання, яке станом на день подання заяви до адміністративного органу розглядається судом або щодо якого ухвалено судове рішення про відмову в задоволенні вимог заявника, крім випадків зміни істотних для вирішення справи обставин (умов);

20.12.4 заява, що стосується суспільних відносин, на які не поширюється дія Закону України «Про адміністративну процедуру»;

20.12.5 заява, в якій не викладено зміст вимоги заявника, вжито ненормативну лексику та/або образливі висловлювання тощо;

20.12.6 заява, що містить заклики, спрямовані на ліквідацію незалежності України, зміну конституційного ладу насильницьким шляхом, порушення суверенітету і територіальної цілісності держави, підрив її безпеки, незаконне захоплення державної влади, пропаганду війни, насильства, на розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, посягання на права і свободи людини, здоров’я населення.

Рішення про відмову у прийнятті заяви до розгляду у випадках, передбачених підпунктами 20.12.1 – 20.12.6 цього пункту, приймає посадова особа адміністративного органу, яка розглядає справу, про що невідкладно повідомляється особа, яка подала заяву.

Зупинення адміністративного провадження

20.13. Адміністративний орган може зупинити адміністративне провадження, у тому числі на вимогу або за заявою особи, згідно з нормами Закону України «Про адміністративну процедуру».

Гарантування права особи на участь в адміністративному проваджені

20.14. При розгляді адміністративним органом питань, що можуть негативно вплинути на права, свободи чи законні інтереси особи, крім випадків, визначених законодавством, повинно бути забезпечено право особи на участь в адміністративному провадженні (зокрема, право бути заслуханою, право подавати докази тощо). Такі процедурні дії (заслуховування) проводяться, як правило, до проведення засідання адміністративного органу, на якому розглядається проєкт адміністративного акта,  уповноваженими посадовими особами виконавчих органів селищної ради. За ініціативою адміністративного органу та/або за клопотанням учасника адміністративного провадження заслуховування також може бути проведено під час засідання адміністративного органу, на якому розглядається відповідний проєкт адміністративного акта.

Підготовка адміністративних актів

20.15. Адміністративні акти повинні відповідати за своєю формою, змістом та процедурою підготовки Закону України «Про адміністративну процедуру».

20.16. Адміністративний акт складається із вступної, мотивувальної, резолютивної та заключної частин.

20.17. У вступній частині зазначаються найменування адміністративного органу, дата прийняття адміністративного акта та його реєстраційний номер, відомості в обсязі, достатньому для встановлення особи адресата адміністративного акта, та його контактні дані.

20.18. Мотивувальна частина містить посилання на закони, інші нормативні акти, обставини, якими викликана необхідність прийняття рішення.

У мотивувальній частині зазначаються:

• дата подання заяви та стислий зміст вимоги, що в ній містяться;
• фактичні обставини справи;
• зміст поданих документів та відомості, враховані під час розгляду заяви;
• посилання на докази або інші матеріали справи, на яких ґрунтуються висновки адміністративного органу;
• детальна правова оцінка обставин, виявлених адміністративним органом та чітке зазначення висновків, зроблених на підставі такої правової оцінки виявлених обставин.

Для окремих видів документів законодавством можуть визначатися додаткові відомості, що зазначаються у мотивувальній частині адміністративного акта. Мотивування (обґрунтування) адміністративного акта не вимагається, якщо адміністративний орган задовольнив заяву, при цьому адміністративний акт не стосується прав, свобод чи законних інтересів інших осіб.

20.19. У резолютивній частині адміністративного акта зазначається суть прийнятого за результатами розгляду справи рішення. 

У випадках, визначених законодавством, резолютивна частина може містити додаткові положення, що не суперечать меті адміністративного акта, зокрема:

20.19.1 застереження про можливість відкликання адміністративного акта;

20.19.2 положення, що зобов’язує адресата виконати або припинити певну дію (зобов’язання);

20.19.3 застереження про те, що в подальшому зобов’язання може бути запроваджено, змінено чи доповнено.

20.20. У заключній частині зазначаються строк набрання адміністративним актом чинності та спосіб визначення такого строку, посадову особу або виконавчий орган, на які покладається контроль за виконанням документа.

В адміністративному акті, який негативно впливає на право, свободу чи законний інтерес особи або покладає на неї певний обов’язок, зазначаються строки і порядок його оскарження (у тому числі найменування та місцезнаходження адміністративного органу, який є суб’єктом розгляду скарги, та вид суду, до якого особа може подати позов). У разі якщо подання скарги чи пред’явлення позову не зупиняє дію адміністративного акта, у заключній частині повинна міститися вказівка на такий винятковий правовий наслідок з посиланням на правові підстави для такого винятку.

20.21. Спосіб доведення адміністративного акта до відома особи визначається адміністративним органом відповідно до Закону України «Про адміністративну процедуру», якщо інший спосіб не передбачений законодавством.

20.22. Адміністративний акт набирає чинності стосовно учасника адміністративного провадження з дня доведення його до відома відповідної особи, якщо інший строк набрання ним чинності не передбачено законодавством або самим адміністративним актом.

20.23. Адміністративні акти набирають чинності, виконуються, припиняють дію та оскаржуються відповідно до вимог, встановлених Законом України «Про адміністративну процедуру», з урахуванням передбачених законом особливостей адміністративного провадження для окремих категорій адміністративних справ (у разі визначення законом таких особливостей).

20.24. Адміністративні акти, процедурні рішення, дії чи бездіяльність адміністративного органу з питань реалізації власних повноважень, можуть бути оскаржені до комісії з розгляду скарг щодо прийнятих адміністративних актів, процедурних рішень, дій чи бездіяльності виконавчих органів селищної ради з питань реалізації власних повноважень, у разі її створення, або до суду.

21. Взаємодія з громадськістю та медіа

21.1. Діяльність виконавчого комітету Крижопільської селищної ради, її виконавчих органів є відкритою та прозорою, що забезпечується шляхом розміщення інформації про неї на офіційному вебсайті селищної ради, публікацій у медіа, проведенню публічних консультацій, онлайн трансляцій, репортажів, інтерв’ю, виступів керівників виконавчого комітету та виконавчих органів Крижопільської селищної ради, дотримуючись гендерного балансу та недискримінації у своїй діяльності.

21.2. Інформація про діяльність виконавчого комітету, виконавчих органів селищної ради надається громадянам, юридичним особам, органам державної влади, а також представникам медіа відповідно до закону.

22. Організація і проведення урочистих подій, відзначення професійних свят

та інших заходів

22.1. Проведення урочистих подій, відзначення професійних свят та інших заходів є формою роботи, що забезпечує моральне заохочення працівників різних галузей виробництва та сфер діяльності Крижопільської селищної територіальної громади.

22.2. Заходи проводяться згідно з календарем державних, професійних свят, затверджених в Україні, та відповідно до плану основних заходів, що передбачаються для проведення у Крижопільській селищній раді на відповідний місяць.

22.3. Проведення вшанування кращих людей Крижопільської селищної територіальної громади, підприємств, організацій, установ та з нагоди професійних свят здійснюється відповідно до рішення виконавчого комітету селищної ради.

22.4. Запрошення на проведення урочистостей проводиться завчасно, але не пізніше, як за один день до проведення свят. Відповідальність за запрошення і проведення урочистостей покладається на ініціаторів проведення заходу, контроль – на заступника селищного голови (згідно з розподілом обов’язків). Підготовка матеріалів для проведення нарад (заходів), публічних заходів за участі селищного голови покладається на керівника виконавчого органу селищної ради, який організовує захід і загальний відділ. Матеріали до публічних заходів за участі селищного голови готуються загальним відділом.

22.5. Висвітлення матеріалів щодо проведення урочистостей та інших заходів покладається на відділ цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

23. Порядок використання зали засідань селищної ради

виконавчими органами селищної ради

23.1. Порядок подання заявок на проведення заходів

23.1.1. Виконавчими органами селищної ради відповідно до основних заходів Крижопільської селищної ради, що передбачаються для проведення на наступний місяць, заздалегідь надаються заявки щодо використання зали засідань селищної ради, загальному відділу із зазначенням:

- назви заходу, відповідального за проведення;

- дати та часу проведення (з врахуванням часу для підготовки до відповідного заходу);

- потреби та способу звукового підсилення (використання системи електронного голосування «Рада Мобайл» або тільки мікрофони) тощо.

23.1.2. У разі, якщо заявка на проведення заходу подана до загального відділу з недотриманням встановлених термінів, то використання зали засідань для проведення такого заходу здійснюється після узгодження з керуючим справами виконавчого комітету та загальним відділом.

23.2. Інформування про проведення заходів

Загальний відділ розміщує інформацію про заходи, які передбачаються для проведення в залі засідань селищної ради, на офіційному вебсайті селищної ради відповідно до заявок, наданих виконавчими органами селищної ради.

23.3. Господарське та технічне забезпечення приміщення

23.3.1. Господарське забезпечення приміщення (санітарний стан) до проведення пленарних засідань селищної ради, засідань постійних комісій селищної ради, засідань виконавчого комітету селищної ради, семінарів, нарад, відзначення урочистих подій, професійних свят та інших заходів здійснює відділ бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради.

23.3.2. Технічне забезпечення вищезазначених заходів, що проводяться у залі засідань селищної ради, здійснює відповідальна особа відділу цифрової трансформації та комунікацій апарату селищної ради.

23.3.3. Відкриття зали засідань селищної ради для проведення заходів на підставі заявок здійснює відповідальна особа загального відділу.

23.3.4. Ініціатор (організатор) заходу зобов'язаний забезпечити зустріч та супровід до зали засідань запрошених осіб.

23.3.5. Ключі від зали засідань селищної ради знаходяться у загальному відділі.

23.3.6. Після проведення заходу відділ бухгалтерського та господарського забезпечення апарату селищної ради спільно з ініціаторами (організаторами) проведення заходу приводять залу засідань селищної ради у належний санітарний стан.

23.3.7. Відповідальна особа за технічне забезпечення зали засідань селищної ради після закінчення заходу відключає озвучення (підсилення), а відповідальна особа загального відділу закриває залу засідань селищної ради